Офис-менеджер

Обязанности:

-организация текущей работы офиса;

– прием и распределение входящих звонков и корреспонденции;

– встреча посетителей;

– работа с входящими и исходящими документами;

– сканирование, копирование, печать и систематизация документов;

– отправка и получение корреспонденции и документов;

– взаимодействие с курьерскими службами;

– заказ канцелярии, воды, хозяйственных и иных необходимых для офиса товаров;

– контроль наличия необходимых расходных материалов;

– выполнение организационных поручений руководителя;

– взаимодействие с сотрудниками компании по административным вопросам;

– ведение простых таблиц и реестров;

– работа с электронной почтой и офисными программами.

– техническая помощь бухгалтеру при подготовке и сдаче отчетности: сбор, проверка, систематизация и передача первичных документов и необходимых сведений.

Работа с CRM и заказами:

– регистрация в CRM каждого обращения клиента и выполненных действий;

– указание в CRM источника обращения: сайт, телефон, реклама, рекомендация или иной канал;

– полное и корректное заполнение обязательных полей карточки клиента и заказа;

– своевременное обновление этапов сделки, задач, комментариев, контактных данных и результатов взаимодействия;

– прием поступающих с сайта заказов в 1С, проверка полноты и корректности данных;

– обработка и оформление заказов в 1С, уточнение информации у клиента при необходимости;

– подготовка легкого малогабаритного товара к отправке, оформление сопроводительных документов и передача заказа курьерской службе;

– контроль статуса отправки и фиксация результата в CRM и 1С.

Работа с кассой:

– работа с онлайн-кассой;

– формирование и выдача кассовых чеков покупателям;

– проведение оплат;

– оформление возвратов при необходимости;

– открытие и закрытие кассовой смены;

– контроль корректности сформированных чеков;

– передача кассовых документов и информации бухгалтеру;

– прием, учет и обеспечение сохранности переданного для отправки товара, кассовых документов и иных вверенных ценностей;

– материальная ответственность за недостачу и причиненный ущерб в пределах, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.

Требования:

– уверенный пользователь ПК;

– знание Word, Excel, электронной почты;

– аккуратность при работе с документами и денежными операциями;

– грамотная устная и письменная речь;

– внимательность;

– ответственность;

– доброжелательность;

– умение переключаться между несколькими текущими задачами;

– готовность работать в CRM и 1С, соблюдать установленные правила заполнения данных и обработки заказов;

– готовность соблюдать режим коммерческой тайны и подписать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.

Опыт работы с онлайн-кассой будет преимуществом. Кандидата без такого опыта можем рассматривать при готовности быстро обучиться.

Условия:

– официальное оформление;

– работа в офисе компании;

– Москва, район м. Стахановская;

– график: 5/2, с 09.00 до 18.00;

– стабильная работа в небольшой команде;

– доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, только в объеме, необходимом для выполнения должностных обязанностей;

– заключение соглашения о неразглашении коммерческой тайны при оформлении на работу.