Офис-менеджер

GSS Cosmetics 20 лет создаёт бьюти-бренды для российского рынка: Zeitun, Beautific, Кудрявый Метод, KÖNNER, I Love My Pet и другие — их знают на полках магазинов и на маркетплейсах. У компании собственная фабрика в Подмосковье и офис в Москве.

Ищем офис-менеджера в московский офис. Вы будете тем человеком, благодаря которому в офисе всё есть и всё работает: кофе к встрече, бумага в принтере, договор доставлен вовремя, а новый сотрудник в первый день находит готовое рабочее место.

Что мы предлагаем

• доход 110 000 ₽ на руки + KPI после испытательного срока, выплаты два раза в месяц без задержек
• пятидневка с 9:00 до 18:00, выходные суббота и воскресенье
• офис в центре Москвы — Бауманская улица, 53/2
• официальное оформление по трудовому договору, белая зарплата, оплачиваемый отпуск и больничный
• ДМС со стоматологией после испытательного срока и страхование от несчастных случаев
• понятная зона ответственности: офис — ваш, вы сами выбираете поставщиков, выстраиваете порядок заказов и запасов
• поддержка руководителя административного отдела и слаженная команда, которая ценит, когда офис работает как часы
• компания в развитии: собственный корпоративный портал, заявки и согласования в электронном виде, AI-инструменты в работе

Что предстоит делать

Офис и встречи

• встречать гостей и посетителей офиса: приём, сопровождение к сотрудникам и в переговорные
• обеспечивать офис кофе, чаем и всем необходимым для кухни и переговорных
• готовить переговорные к встречам и сопровождать встречи: кофе, чай, вода, порядок после
• вести повседневную жизнь офиса: рабочие места, рассадка, порядок в местах общего пользования, закрытие офиса в конце дня
• организовывать уборку офиса: график и перечень работ, контроль чистоты, заказ моющих средств и инвентаря
• готовить рабочее место к выходу нового сотрудника
• хозяйственно обеспечивать совещания и корпоративные мероприятия

Снабжение офиса

• заказывать канцелярию, расходные материалы, воду и хозяйственный инвентарь: собрать потребность, выбрать поставщика, оформить заявку и счёт, проконтролировать сроки
• принимать поставки, в том числе мебель и оборудование: сверка с документами, подписание приёмки, акт при расхождениях
• выдавать канцелярию и расходники сотрудникам, вести учёт остатков, вовремя пополнять запасы
• передавать первичные документы в бухгалтерию в день получения
• организовывать мелкий ремонт офиса: заявки подрядчикам, сроки и стоимость, приёмка работ
• следить за исправностью офисной техники, вызывать подрядчиков на ремонт, справляться с мелким ремонтом и сборкой мебели

Документы и доставка

• принимать и отправлять корреспонденцию, вести реестр отправлений
• работать с курьерскими сервисами: заявки, контроль вручения, сверка расчётов, претензии
• организовывать доставку грузов и документов вместе с водителями компании и транспортными компаниями
• лично доставлять оригиналы документов, которые нельзя доверить курьеру: в банки, госорганы, контрагентам
• вести подотчётные средства и сдавать авансовые отчёты в срок

Кого мы ждём

• опыт административно-хозяйственной работы или работы офис-менеджером от 1 года
• образование среднее профессиональное или выше
• уверенная работа с офисными программами, почтой и мессенджерами, знание 1С
• опыт работы с курьерскими сервисами и первичными документами — будет плюсом
• проактивность: вы замечаете, что заканчивается, раньше, чем об этом спросят
• внимательность к деталям, грамотность и опрятность

Как устроен отбор

Разговор с отделом кадров → встреча с руководителем административного отдела в офисе → оформление. Отвечаем на каждый отклик.