Офис-менеджер/помощник менеджеров

1. Общие положения

Офис-менеджер относится к категории специалистов, подчиняется напрямую директору компании, а по рабочим вопросам - менеджерам по продажам и менеджеру производства.

Цель должности - обеспечить операционную поддержку продаж и производства: документооборот, учет, координация, коммуникации с клиентами и подрядчиками.

2. Должностные обязанности (помощь продажам)

Прием и распределение входящих звонков и заявок клиентов, первичные консультации по общим вопросам, передача подробных запросов менеджерам по продажам.

Ведение и актуализация клиентской базы и CRM: занесение новых контактов, обновление статусов сделок, фиксация результатов звонков и переписки по регламенту.

Подготовка и отправка коммерческих предложений по шаблонам, формирование счетов, спецификаций, приложений к договорам по данным, предоставленным менеджерами по продажам.

Подготовка и оформление договоров по утвержденным формам, контроль подписания со стороны клиента, передача оригиналов в бухгалтерию и в архив.

Организация и контроль отгрузок: передача заявок в производство/склад, согласование сроков отгрузки, оформление заявок на транспорт, контроль наличия закрывающих документов.

Мониторинг оплаты счетов: напоминания клиентам, передача информации менеджерам по продажам и бухгалтерии, участие в работе с дебиторской задолженностью в части переписки и звонков.

Ведение деловой переписки с клиентами по типовым вопросам (отправка КП, счетов, закрывающих документов, реквизитов, трекинг отгрузок).

3. Должностные обязанности (помощь производству)

Прием и регистрация заявок на производство от менеджеров по продажам, проверка полноты исходных данных (спецификации, сроки, особые условия).

Оформление производственных заданий/заказнарядов по утвержденным шаблонам, передача их менеджеру производства и в цех.

Ведение календаря производственных заказов: контроль плановых дат запуска и готовности, информирование менеджеров по продажам об изменениях сроков.

Сбор и передача в производство первичной информации от клиентов (изменения, уточнения, согласование цвета, комплектации и т.п.).

Организация документооборота по готовой продукции: оформление отгрузочных документов, комплектовка паспортов, сертификатов, инструкций и их передача в отгрузку/клиенту.

Участие в учете запасов для офиса и производства (канцтовары, расходники для печати документов, базовые упаковочные материалы), формирование заявок на закупку.

Оклад (по результатам собеседования)

Обучение по продукту;

Оформление по ТК после испытательного срока;

График: понедельник-пятница, с 9.00 до 18.00, пятница до 17-00

Офис - г.Балашиха, микрорайон Кучино, ул. Южная, д. 1 (5 минут от станции Кучино)