В ROXOT мы создаём свой собственный ad tech-продукт в сфере programmatic-рекламы — платформу, помогающую брендам запускать эффективные рекламные кампании в интернете, а сайтам — зарабатывать больше. Нас выбирают Т-банк, Вкусно — и точка, Л’Этуаль, Билайн и другие крупные бренды из топ-100 рекламодателей рунета. Компания растет в два раза в год третий год подряд. У нас есть IT-аккредитация и статус резидента Сколково.

В быстром темпе роста особенно важны порядок, системность и надёжная операционная поддержка.

Наш СЕО погружён в десятки процессов, проектов и переговоров — и мы ищем человека, который станет его надёжной опорой.

Ваша задача — снять с плеч CEO всё, что не требует его личного участия.
Вы будете управлять информационным, административным и коммуникационным потоком, помогать в быту и бизнесе, брать на себя координацию встреч и запросов к СЕО, управление офисом, подрядчиками, семейным календарем и и другие важные задачи разной степени сложности.

Что вас ждет у нас:

Влияние на эффективность компании — внимательность и организованность действительно помогут бизнесу двигаться быстрее;
Реальный опыт — работа непосредственно с СЕО, и вы видите, как строится бизнес, растёт команда и принимаются ключевые решения;
Белая заработная плата (обсуждается индивидуально) + премии за крутые достижения;

2 офиса - в Санкт-Петербурге и Москве. Мы собираемся в офисе со вторника по четверг, остальное время - удаленка. Большинство задач в первое время будет в Санкт-Петербурге;
Ненормированный график работы. Нам важна готовность всегда быть на связи - срочный вопрос может возникнуть не только в рабочее время, и нам важно, чтобы для вас это было уместно;
Оплачиваемый отпуск и больничные — всегда понятный полный оклад;
Оплата обедов из ресторанов при работе в офисе;
Всё нужное для работы — техника, софт, ресурсы, поддержка и быстрые решения;

Мы ценим инициативу и самостоятельность — можно и нужно предлагать новые решения, менять процессы и улучшать то, что видишь.

Какие будут задачи:

Поддержка CEO:

Ведение календаря, организация встреч и контроль дедлайнов;
Подготовка презентаций и follow-up после встреч;
Сбор статусов задач от команд и формирование еженедельных сводок;
Работа с почтой: сортировка, подготовка черновиков ответов, поддержание "Inbox Zero";
Проверка всех входящих к СЕО запросов (по методологии SMART);
Контроль маршрута согласования документов;
Ведение реестра договоров, напоминания о пролонгации;
Ведение реестра SaaS-лицензий, предложения по оптимизация расходов;
Ведение календаря семейных событий, помощь с организацией праздников;
Подбор и покупка подарков к дням рождениям и праздникам; заказ цветов.

Административные задачи:

Закупки (материалы для ремонта, канцелярия, продукты, мерч);
Контроль клининга и подрядчиков по сервисному обслуживанию (кондиционеры, кофе-машины, увлажнитель и т.п);

Размещение рекламы у блогеров, согласование условий;
Планирование корпоративов, ретритов: составление бюджета, поиск площадки и трансфера;
Мониторинг цен на авиабилеты, бронирование оптимальных маршрутов;
Контроль ремонтных работ и состояния офисов (регулярные проверки с фото-отчетами);
Контроль подрядчиков по обслуживанию авто (сервис, мойка, стоянка);
Поиск редких товаров, управление возвратами и гарантией.

Для нас особо ценно, если у вас будет:

Опыт работы личным помощником первого лица - не менее 3х лет;
Уверенное владение Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Gmail), PowerPoint или Keynote;
Опыт работы с ЭДО и 1С;
Отличное чувство времени и приоритетов: умеешь держать в голове несколько процессов и не теряться в дедлайнах;
Внимание к деталям и аккуратность в документах, письмах, задачах;
Грамотная устная и письменная речь, умение формулировать мысли ясно и кратко;
Проактивность — ты не ждёшь инструкций, а предлагаешь решения;
Уровень английского - не ниже В1

Откликайтесь, если вам близка эта роль :)
В сопроводительном письме — расскажите, чем привлекательна для вас наша вакансия

Работа личным помощником руководителя в Санкт-Петербурге