Офис-менеджер (учет транспорта и первичная документация)

Ищем сотрудника в офис для ведения учета работы спецтехники и работы с документами. У нас нет продаж, холодных звонков и встреч с клиентами.

Нам нужен человек, который умеет самостоятельно организовывать свой рабочий день, контролирует сроки выполнения задач и внимательно относится к цифрам в таблицах.

Что конкретно нужно будет делать:

• Вести реестры в Excel: Водители присылают в чат мессенджера данные по отработанным часам и рейсам. Вам нужно переносить эту информацию в таблицы Excel, считать общие итоги и вести учет остатков (сколько по контракту выполнено, сколько осталось привезти).
• Работать с документами и ЭДО: На основе таблиц выставлять счета и отправлять их клиентам (по почте или в мессенджерах). Оформлять УПД в системах ЕИС и на Портале поставщиков, подписывать документы в Диадоке.
• Взаимодействовать с бухгалтерией: Собирать оригиналы и сканы закрывающих документов от контрагентов и отправлять их бухгалтеру. Также запрашивать недостающие документы у контрагентов.
• Заполнять текущие документы: Оформлять путевые листы и накладные (небольшой объем — от 5 до 10 штук в день), рапорты о работе техники, доверенности на получение товара, заявления на возврат и подобное.
• Выполнять поручения руководителя: Оперативно отвечать на звонки, по запросу руководителя проверять в таблицах данные (кому и сколько отгрузили). Принимать заявки от заказчиков по почте и пересылать их водителям в чат. По необходимости заказывать товар у поставщиков и передавать счета на оплату.

Что мы ждем от кандидата:

• Вы точно знаете, что такое УПД, счета, акты, и умеете работать с первичными документами.
• Уверенно владеете Excel (фильтры, сортировка, базовые формулы подсчета сумм).
• Умеете работать самостоятельно: вам не нужно напоминать о текущих задачах, вы сами держите в голове дедлайны и вовремя отправляете документы.
• Спокойно и вежливо общаетесь по телефону, умеете четко доносить информацию до водителей.
• Большой плюс (но не обязательно): Если вы уже работали в Диадоке, ЕИС или на Портале поставщиков. Если нет — мы всему научим, у нас есть понятные инструкции. Главное — умение быстро схватывать суть и не бояться новых программ.

Условия работы:

• Полностью очная работа в офисе (без разъездов).
• График: 5/2, с [9:30 до 18:30].
• Офис находится: 2 мин от м.Коломенская
• Зарплата: от 90.000 – 110.000 руб

Внимание к деталям: Мы ищем внимательного человека. Если вы дочитали вакансию до конца и готовы пройти небольшое собеседовании, начните свой отклик со слов: «Я умею работать с реестрами и готов к встрече». Отклики без этой фразы рассматриваться не будут.