Офис-менеджер

INEX — независимая оценочная компания. Мы работаем с частными клиентами и бизнесом, проводим оценку недвижимости, движимого имущества, бизнеса и других активов.

Сейчас мы ищем офис-менеджера, который поможет поддерживать ежедневную работу офиса: от подготовки отчетов и ведения документооборота до взаимодействия с клиентами и решения организационных вопросов.

Это работа для человека, который любит порядок, внимательно относится к деталям, умеет организовывать свою работу и не теряется, если возникает незнакомая задача. Здесь нужно не просто выполнять поручения, но и следить за тем, чтобы рабочие процессы не останавливались из-за мелких организационных вопросов.

1. Документы и отчетность

— Подготавливать отчеты об оценке к выдаче: печатать, сшивать, проверять комплектность;

— Подписывать отчеты электронной подписью и отправлять их клиентам;

— Готовить закрывающие документы: УПД, платежные поручения и другие документы;

— Вести документооборот, работать с корпоративной почтой, CRM Битрикс24 и внутренними реестрами.

2. Работа с клиентами

— Встречать посетителей офиса, консультировать по организационным вопросам;

— Организовывать подписание документов и выдачу готовых отчетов;

— Принимать входящие звонки и передавать обращения ответственным сотрудникам;

— Общаться с клиентами по телефону и в мессенджерах по вопросам получения документов.

3. Организация работы офиса

— Следить за наличием бумаги, расходных материалов и других необходимых принадлежностей;

— Взаимодействовать с коворкингом по хозяйственным вопросам;

— Решать возникающие организационные вопросы: искать информацию, разбираться в инструкциях, обращаться за помощью к коллегам или в техническую поддержку, если это необходимо.

Что для нас важно:

— Опыт работы от 1 года на позиции офис-менеджера, администратора офиса, административного специалиста, ассистента руководителя или в смежной роли.

— Опыт работы с CRM-системами. Будет преимуществом знание Битрикс24, а также опыт ведения карточек, реестров и работы с внутренними базами данных.

— Навыки работы с документами: подготовка, проверка, оформление и систематизация документов, ведение документооборота.

— Опыт работы с телефонией и деловой коммуникацией: прием и обработка входящих звонков, общение с клиентами и коллегами, передача обращений ответственным сотрудникам.

— Уверенное владение офисными программами: Word, Excel, электронной почтой и таблицами.

— Внимательность и организованность. Умение работать с большим объемом информации, соблюдать сроки и контролировать выполнение задач.

— Самостоятельность и инициативность. Готовность разбираться в незнакомых ситуациях, искать информацию, пользоваться инструкциями и обращаться за помощью, когда это действительно необходимо.

— Готовность к рутинной работе. Важно комфортно чувствовать себя в регулярных административных процессах и сохранять качество работы даже при высокой загрузке.

Нам важно, чтобы вы не просто выполняли поручения, но и понимали свою зону ответственности, могли самостоятельно организовать работу и своевременно решать возникающие вопросы.

Что мы предлагаем

1. График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00;

2. Заработная плата от 60 000 ₽ на руки + KPI;

3. Современный офис в бизнес-центре рядом с м. Бауманская;

4. Полное обучение всем внутренним процессам компании;

5. Выплаты по утвержденному графику без задержек;

6. Гибкую систему роста внутри компании при желании сотрудника.

Если вы хотите стать частью команды, умеете ответственно относиться к своим задачам и готовы поддерживать работу офиса в ежедневном режиме, будем рады вашему отклику!