Бизнес ассистент СEO

Архитектурное бюро SIO ищет БИЗНЕС-АССИСТЕНТА руководителя

ВАЖЕН ОПЫТ РАБОТЫ БИЗНЕС-АССИСТЕНОМ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

Основатель SIO — Игорь Ситкилов (архитектор, дизайнер России и Европы, автор предметов интерьера, выпускаемых серийно европейскими фабриками-производителями).

Наши объекты — только класс ЛЮКС: квартиры и пентхаусы, частные резиденции, виллы.
Наши клиенты — успешные деловые люди, ценящие время и максимальный уровень сервиса.

Кого мы ищем:

Мы в поиске бизнес-ассистента руководителя, который будет не просто исполнять поручения, а обеспечивать эффективную работу руководителя и архитектурного бюро в целом.

Это не вакансия офис-менеджера. Офисные задачи займут не более 20% времени.
Остальное — управление графиком, контроль сотрудников, коммуникация с топ-клиентами и партнерами, участие в бизнес-процессах.

Что действительно важно делать (обязанности)

• Бизнес-поддержка руководителя (80% времени)
• Управление рабочим и личным графиком руководителя: планирование встреч, звонков, переговоров, поездок.
• Организация встреч и переговоров (включая подбор локаций, подготовку материалов, встречу гостей).
• Подготовка отчётов, протоколов встреч, презентаций и аналитических материалов.
• Постановка задач сотрудникам от лица руководителя и контроль их исполнения (с ежедневной сверкой дедлайнов).
• Ведение переписки с клиентами и партнёрами от имени генерального директора.
• Сбор и анализ информации, необходимой для принятия решений.
• Делопроизводство, работа с входящей/исходящей корреспонденцией.
• Заказ транспорта, билетов, организация поездок и встреч.
• Обеспечение руководителя необходимой информацией 24/7 (в разумных рамках, при срочных вопросах).
• Внедрение и автоматизация бизнес-процессов внутри бюро.
• Офисная поддержка (не более 20% времени)
• Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами.
• Контроль работы оргтехники, вызов мастеров.
• Организация работы технического персонала (уборщики, курьеры).
• Контроль оплаты телефонии, интернета, ведение реестра ежемесячных платежей.
• Участие в формировании бюджета на офисные нужды.
• При необходимости — заказ и контроль мелкого ремонта.
• Наши ожидания (требования)
• Опыт работы бизнес-ассистентом или личным ассистентом руководителя от 5 лет.
• Опыт работы в крупных компаниях или в премиум-сегменте.

Обязательно:

• опыт работы в компании с выстроенной системой целеполагания (OKR, KPI, МВО — неважно, в Битриксе, SAP или Excel). Вы должны уметь декомпозировать цель руководителя в задачи для сотрудников, вести трекер статусов, эскалировать риски заранее и закрывать задачи по факту полученного результата, а не по факту «сказал».
• Умение решать проблемы без участия руководителя.
• Гибкость, исполнительность, рациональное мышление.
• Пунктуальность, проактивность, желание улучшать процессы.
• Высокая стрессоустойчивость.
• Презентабельный внешний вид, чувство стиля, соблюдение офисного дресс-кода. Вы — лицо архитектурного бюро SIO.
• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), опыт работы с CRM или проектными системами (Битрикс24) — приветствуется.
• Рабочий телефон всегда в зоне доступа, готовность отвечать на звонки и сообщения в нерабочее время (редко, но бывают срочные вопросы).

Кого мы НЕ рассматриваем:

• Кандидатов с опытом только офис-менеджера (канцтовары, курьеры, уборщики — это не главное в этой роли).
• Тех, кому нужно согласовывать каждое действие.
• Людей, которые не готовы быть на связи при срочных вопросах.

Условия работы:

• Работа в офисе в центре Москвы;
• График: 5/2, с 10:00 до 19:00, часовой перерыв на обед.
• Быть постоянно на связи с руководителем (в рабочее время и при срочных вопросах вне его).
• Работа в премиум-сегменте с интересными проектами и топ-клиентами;

Если вы готовы быть правой рукой руководителя, а не просто «человеком на телефоне», ждём ваш отклик!