Персональный ассистент / Бизнес-ассистент

В международной компании, лидере в производстве косметики для ухода за кожей (бренды Bioderma, Institut Esthederm, EtatPur), открыта вакансия «Бизнес-ассистент» для поддержки генерального директора российского представительства.

Обязанности:

• Полное ведение рабочего календаря генерального директора: планирование и координация встреч, управление приоритетами, оптимизация расписания, оперативное информирование об изменениях.
• Организация внутренних и внешних встреч, переговоров и совещаний: согласование участников, формата и площадки, подготовка материалов и организационное сопровождение.
• Подготовка генерального директора к встречам и переговорам: сбор и структурирование информации, подготовка повесток, презентаций, отчётов, аналитических материалов.
• Ведение протоколов встреч, контроль исполнения поручений, ведение реестра задач, мониторинг сроков и статусов, эскалация рисков.
• Координация проектов и бизнес-инициатив генерального директора, организация взаимодействия между подразделениями, подготовка статусных отчётов.
• Сбор и анализ управленческой информации для поддержки принятия решений.
• Приоритизация входящих запросов, самостоятельное решение административных и организационных вопросов в рамках полномочий.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями, партнёрами и контрагентами, контроль исполнения договорённостей и ключевых сроков.
• Ведение деловой переписки, подготовка писем, запросов и иных официальных документов.
• Организация командировок «под ключ»: бронирование, оформление документов, подготовка программы поездки и сопровождение.
• Подготовка авансовых отчётов, взаимодействие с бухгалтерией по вопросам расходов.
• Организация деловых мероприятий и корпоративных событий с участием генерального директора.
• Участие в совершенствовании административных процессов, обеспечение конфиденциальности информации и выполнение иных организационных и бизнес-задач генерального директора.

• Опыт работы персональным или бизнес-ассистентом первого лица иностранной компании (от 200 сотрудников) или CEO — от 3-х лет.
• Опыт контроля поручений, координации кросс-функциональных задач и управления проектами.
• Отличные навыки планирования, организации, расстановки приоритетов и работы в режиме многозадачности.
• Опыт ведения календаря руководителя, организации сложных встреч, командировок и деловых мероприятий.
• Практический опыт организации бизнес-поездок, включая взаимодействие с travel-агентствами (Smartway или аналоги — как преимущество).
• Системное мышление, высокая самоорганизация, ответственность, внимательность к деталям и соблюдение конфиденциальности.
• Развитые коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь, тактичность и эмоциональный интеллект.
• Уверенное владение MS Office, современными цифровыми сервисами и инструментами на базе искусственного интеллекта.
• Английский язык — не ниже C1 для ведения деловой переписки, организации зарубежных поездок и взаимодействия с иностранными партнёрами.
• Проактивность, зрелость, готовность оперативно реагировать на изменения и быть на связи по срочным вопросам.

• Офисный формат работы;
• Место работы – м. Курская, Нижний Сусальный переулок, д.5, стр.4;
• Конкурентный уровень заработной платы: оклад обсуждается с успешным кандидатом;
• Льготы: ДМС (после испытательного срока), обучение, скидки на продукцию Компании, частичная компенсация фитнеса, корпоративные мероприятия, спорт и обеды в офисе.