Бизнес-ассистент (г. Ставрополь)

Ищем опытного бизнес-ассистента, который поможет собственнику и управляющей клиники систематизировать задачи, координировать проекты и доводить управленческие решения до результата.

Обязателен опыт работы бизнес-ассистентом собственника, руководителя или CEO от 1 года: с самостоятельным контролем поручений, взаимодействием с командой и ведением небольших проектов.

Нам нужен человек, который умеет одновременно вести десятки задач, собирать информацию от разных участников и обеспечивать выполнение договорённостей без постоянного контроля руководителя.

Главный результат вашей работы: задачи зафиксированы, ответственные и сроки определены, информация собрана, риски своевременно замечены, договорённости выполнены.

Чем предстоит заниматься

Бизнес-задачи — около 80% рабочего времени

Организация работы руководителя

Вести календарь, согласовывать встречи и учитывать приоритеты.

Готовить материалы, документы и информацию для принятия решений.

Систематизировать входящие вопросы: самостоятельно решать организационные вопросы в пределах полномочий, остальные готовить к рассмотрению руководителем.

Сопровождать отдельные бизнес-проекты собственника.

Контроль задач и договорённостей

Фиксировать поручения собственника и управляющей в единой системе: задача, ответственный, срок, ожидаемый результат.

Запрашивать статусы у сотрудников и подрядчиков, отслеживать сроки и фактическое выполнение.

Выявлять препятствия, уточнять причины задержек и предлагать варианты действий.

Своевременно выносить на руководителя вопросы, требующие его решения.

Координация небольших проектов

Разбивать проект на этапы, согласовывать участников, сроки и последовательность действий.

Координировать сотрудников и подрядчиков, контролировать движение проекта.

Организационно сопровождать подключение подрядчиков, внедрение сервисов, подготовку мероприятий и внутренние проекты клиники.

Встречи и управленческая информация

До совещаний собирать цифры и отчёты, проверять статус предыдущих задач, готовить повестку.

Фиксировать решения, ответственных и сроки, переносить договорённости в систему задач.

Контролировать выполнение решений после встреч.

Превращать информацию из переписок, голосовых сообщений, документов, таблиц и CRM в понятные сводки, протоколы и планы действий.

Вы подчиняетесь собственнику и работаете в связке с управляющей. Приоритеты и полномочия согласуются. Ассистент координирует исполнение поручений, сохраняя ответственность функциональных руководителей за их участки работы.

Личные поручения — около 20% рабочего времени

Организация поездок, бронирование билетов и гостиниц.

Поиск товаров, услуг и исполнителей, сравнение предложений.

Решение отдельных бытовых и организационных вопросов руководителя.

Что для нас обязательно

Опыт

От 1 года работы бизнес-ассистентом собственника, руководителя или CEO.

Опыт одновременного ведения большого количества задач и самостоятельной координации небольших проектов.

Опыт взаимодействия с руководителями, сотрудниками и подрядчиками.

Управление задачами

Вы умеете уточнить ожидаемый результат, определить шаги, согласовать ответственных и сроки, проконтролировать исполнение. Понимаете разницу между отправленным напоминанием и фактически выполненной задачей.

Excel и Google Таблицы

Уверенно используете формулы, фильтры, сортировки, структурируете данные и готовите сводки. Можете самостоятельно собрать рабочую таблицу и сделать базовый анализ информации.

CRM и системы управления задачами

Работали хотя бы с одной CRM — amoCRM, Битрикс24 или аналогичной. Понимаете логику сделок, этапов воронки, ответственных, задач и истории взаимодействия. Имеете опыт ведения задач в таск-менеджере или аналогичной системе.

AI-инструменты

Используете ChatGPT или Claude в рабочих задачах: для структурирования информации, анализа документов, подготовки протоколов, инструкций и таблиц. Умеете проверять полученный результат.

Самостоятельность и коммуникация

Разбираетесь в ситуации, собираете информацию и предлагаете варианты решения.

Корректно и настойчиво запрашиваете результат у сотрудников и подрядчиков.

Заранее сообщаете о рисках и препятствиях.

Внимательны к деталям, грамотно пишете и соблюдаете конфиденциальность.

Опыт в косметологии, частной медицине или сфере услуг будет преимуществом.

Для этой позиции недостаточно опыта только в ведении календаря, организации поездок и личных поручениях. Нам нужен подтверждённый опыт координации бизнес-задач и контроля исполнения.

Что предлагаем

Работу напрямую с собственником развивающейся косметологической клиники Cosmo Medici.

Участие в проектах развития бизнеса.

Гибридный формат в Ставрополе: преимущественно дистанционная работа, после входа в должность — посещение клиники 2–3 раза в неделю.

Полную занятость: график 5/2, 8-часовой рабочий день, возможна гибкость по согласованию.

Оформление по трудовому договору.

Окончательные условия оплаты обсуждаются по результатам собеседования.

Доступ к обучению и современным инструментам работы.

Возможность профессионального роста до операционного менеджера или руководителя проектов по результатам работы.