Секретарь

Секретарь — помощник ректора в ФГБОУ ДПО «КИПКА»

Калининградский институт переподготовки кадров агробизнеса приглашает секретаря — помощника ректора.

Ищем организованного и внимательного человека, который станет связующим звеном между руководителем, сотрудниками и партнёрами института. В этой роли важно поддерживать порядок в документах, помогать организовывать работу ректора и следить, чтобы поручения своевременно доходили до исполнителей.

Обязанности:

• Ведение рабочего календаря ректора: планирование встреч, совещаний и звонков, согласование времени, напоминание о сроках.

• Приём и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, передача документов ответственным сотрудникам, отслеживание сроков ответа.

• Подготовка проектов писем, служебных записок, протоколов и других документов по поручению руководителя.

• Организация очных и онлайн-совещаний: уведомление участников, сбор повестки и материалов, подготовка подключения.

• Фиксация решений совещаний и ведение таблицы поручений: задача, ответственный, срок, текущий статус.

• Напоминание сотрудникам о поручениях, сбор результатов и своевременное информирование руководителя о задержках.

• Координация обмена информацией между подразделениями, уточнение и передача организационных вопросов.

• Приём звонков и обращений, встреча посетителей, организационное взаимодействие с партнёрами.

• Подготовка материалов к встречам и сопровождение организации рабочих поездок ректора.

• Систематизация документов, электронных папок и рабочих контактов.

Требования:

• Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку.

• Уверенная работа с Word, Excel, электронной почтой, календарями и сервисами видеосвязи.

• Умение вести несколько задач одновременно, определять приоритеты и соблюдать сроки.

• Внимательность к деталям, организованность и самостоятельность.

• Корректная и доброжелательная коммуникация с сотрудниками и посетителями.

• Соблюдение конфиденциальности.

• Готовность осваивать цифровые сервисы и предлагать способы упростить повседневную работу.

Опыт работы секретарём, помощником руководителя, администратором или координатором будет преимуществом.

Условия:

• Заработная плата — 40 000 рублей в месяц.

• Полная занятость, график 5/2.

• Оформление по ТК РФ.

• Непосредственная работа с ректором института.

• Место работы: г. Калининград.