Личный ассистент для предпринимателя из США

Личный ассистент фаундера (Personal Assistant)

О нас

888 Group — группа компаний с брендами добавок на американском рынке. В команде 50+ человек, годовой оборот более $30 млн. Фаундер 3–4 месяца в году живёт в США (Майами), остальное время в Европе (Латвия), семья с двумя детьми. Команда распределённая, работаем в Notion и Slack.

О роли

Личный ассистент закрывает всю личную часть жизни фаундера и его семьи, чтобы он мог заниматься бизнесом. Это full-time роль: оперативно отвечать, быть на связи и решать вопросы под ключ. Бизнес-задачи ведёт отдельный бизнес-ассистент, вы работаете с ним в паре.

Как мы работаем

1. Скорость. Если задача занимает меньше двух минут, её делают сразу. Получили запрос найти товар или место: через пару минут первый ответ, через 10–15 минут уточнённые варианты, адреса и цены.

2. Ответственность за результат. Обещали ответ к 10:00 и не успеваете — предупреждаете заранее и предлагаете решение. Фаундер не должен напоминать о задачах и спрашивать статусы.

3. Проактивность. Организовать поездку значит не только купить билеты и забронировать отель. Нужно продумать логистику, расписание, погоду, питание, тренировки, детей и то, что может пойти не так. Если в Диснейленде дождь, поездку туда переносят, а не отправляют семью мокнуть.

4. AI и системность. Уверенно используете ChatGPT и Claude, но как инструмент, а не как готовый ответ. Результат — одна структурированная подборка с проверенными вариантами и вашей рекомендацией, а не пересланная выдача.

5. Обратная связь. Фаундер требовательный и говорит прямо. Обратную связь принимаете спокойно и используете для роста, без обид и оправданий.

Чем предстоит заниматься

Travel-поддержка (основной блок)

• Организация личных, семейных и деловых поездок под ключ: перелёты, отели, виллы, трансферы, аренда авто, рестораны, активности.

• Семейные поездки с детьми: маршрут, темп, погода, детские активности, питание и комфорт на месте.

• Поиск лучших дат и вариантов под конкретный запрос: события, концерты, DJ-сеты, сезон, цены.

• Визы и документы для поездок, страховки.

• Контроль поездки в реальном времени: изменения рейсов, задержки, план Б.

• Все детали в календарь фаундера, напоминания, дублирование ключевой информации.

Семья и дети

• Поиск и организация детских лагерей, кружков, секций, нянь, репетиторов.

• Подборка досуга и развлечений для семьи и для взрослых: события, рестораны, отдых.

• Организация праздников и семейных мероприятий.

Быт и личные поручения

• Покупки и поиск редких или лимитированных товаров, включая сложные кейсы: байеры, доставка из другой страны, проверка договора.

• Звонки и переписка с сервисами, ресторанами, клиниками, управляющими компаниями на английском и русском, в том числе в США.

• Перевозка домашних животных между странами: документы, требования авиакомпаний, перевозчики.

• Доставки, отправки DHL/FedEx, возвраты, подписки, бытовые вопросы в разных странах.

• Записи и аппоинтменты, контроль сроков документов и оплат.

Календарь и коммуникация

• Личный календарь фаундера в нескольких часовых поясах (EST / CET / UTC+3), синхронизация с бизнес-ассистентом.

• База контактов, предпочтений и проверенных подрядчиков: отели, водители, рестораны, врачи, сервисы.

Кого мы ищем

• Опыт личным ассистентом или в travel/hospitality/concierge от 2–3 лет, в идеале у первого лица или в семье с детьми.

• Сервисное мышление и внимание к деталям: думает, как сделать идеально, а не просто закрыть задачу.

• Перед задачей задаёт правильные уточняющие вопросы, после приходит с вариантами и рекомендацией.

• Самостоятельность: держит все задачи под контролем без напоминаний и даёт апдейты сам.

• Зрелость и субординация: спокойно работает с требовательным руководителем, уместно ведёт себя с семьёй и внешними людьми.

• Позитивный настрой и высокий эмоциональный интеллект. Комфортно работать, когда задачи приходят в голосовых и планы меняются по ходу.

• Английский C1: свободно звонит в американские сервисы и рестораны. Русский — родной или свободный.

• Уверенный пользователь Google Workspace, Notion, Telegram, таблиц и AI-инструментов. Знает консьерж- и travel-сервисы.

Будет плюсом: опыт жизни или работы в США; опыт организации поездок с детьми; знание Латвии/Прибалтики;

Условия

• Удалённо, full-time, 5/2. На связи с 10:00 до 21:00 CET. Когда фаундер в США, вечерние часы обязательны. В срочных случаях нужна гибкость.

• Локация: Европа или СНГ в поясе CET ±2 ч.

• Контракт с американской компанией, NDA.

• 28 дней оплачиваемого отпуска, 10 дней больничных, корпоративный выезд раз в год.

• Прямая работа с фаундером и его семьёй, международная среда.