Офис-менеджер/Office manager

Journey — агентство маркетинговых коммуникаций, с экспертизой в креативе, ивентах, PR, маркетинге влияния.

Нам доверяют сильнейшие маркетинговые команды на рынке. В портфолио команды Journey самые разные проекты:
крупные фестивали для алкогольных брендов, Esquire Weekend, нестандартные — LIMÉ Truck и Dewar’s Chef’s Table, конференции — Альфа-Конфа Практика, внутрикорпоративные — ME.Conf. И еще более 1000 проектов для билайна, VK, Дзена, ОК, Т-Банка, Сбера и многих других.

Мы смотрим на нашу работу в целом и на каждый проект в отдельности как на увлекательное приключение. И живем с кредо journey never ends.

Сейчас мы в поисках ключевого коллеги, который не просто создаст и будет поддерживать теплую, комфортную атмосферу в нашем уютном офисе, но и станет лидером всех офисных процессов.

Чем тебе предстоит заниматься:

Офисные задачи:

• Создавать и поддерживать комфортную и бесперебойную жизнедеятельность офиса (заказывать всё необходимое: воду/еду/цветы/канцелярию и т.д.), контролировать и пополнять запасы всего необходимого.

• Организовывать и управлять процессом уборки офиса, осуществлять контроль качества уборки помещений.
• Поддерживать офисную инфраструктуру в рабочем состоянии.
• Осуществлять учёт и контроль технического оборудования (вести реестр пропусков и выданной рабочей техники сотрудникам).
• Помогать в организации рабочих мест для новых сотрудников, совместно с HR, работать в связке (готовить место, необходимую технику, канцелярию).
• Заниматься бюджетированием, вести сметы на офисные расходы.
• Работать с поставщиками (курьерские службы, такси, интернет- провайдеры и др.).
• Заниматься постановкой задач по ремонту и благоустройству офиса.
• Выполнять другие поручения руководства, связанные с работой агентства.
• Работать с BaseCamp (если такого опыта нет - мы научим).
• Вести учёт и инвентаризацию склада с проектным реквизитом.

Помощь HR-команде в организации корпоративных мероприятий для сотрудников:

• Осуществлять поиск необходимых подрядчиков (локации для проведения мероприятий, мерч, типографии, фотографы, ведущие, диджеи, кейтеринг и др.), вести и поддерживать базу подрядчиков в актуальном состоянии).
• Составлять и вести сметы, заводить подрядчиков, контролировать оплаты подрядчикам.
• Помогать HR-команде по различным другим вопросам.

Мы видим нашего идеального кандидата так:

• Ты имеешь релевантный опыт в роли офис-менеджера от 3-х лет.
• Ты работал(а) в креативных/рекламных/digital-агентствах и понимаешь всю специфику работы агентства (ритм работы и пр.).
• Ты имеешь опыт автоматизации и систематизации офисных процессов (внедрял(а) что-то новое, оптимизировал(а) текущее).
• Ты умеешь самостоятельно организовывать свою работу, ответственно подходишь к выполнению задач.
• Ты дисциплинирован(а), умеешь работать в режиме многозадачности, соблюдаешь дедлайны.
• Обладаешь высоким уровнем эмпатии и любви к людям.
• Ты-командный игрок, любишь и умеешь работать в связке с людьми.
• Ты коммуникабельный, имеешь грамотную устную и письменную речь.
• Владеешь офисными программами на продвинутом уровне.
• Ты мобильный и проактивный.
• Имеешь опыт работы в CRM-системах (это большой плюс).

Что мы предлагаем:

• график работы 5/2 с 10:00 -19:00 (только офис, гибрид на этой позиции не рассматриваем);
• испытательный срок – 3 месяца;
• стабильную заработную плату, соответствующую твоему опыту и навыкам;
• официальное трудоустройство (оплата больничного, 28 дней отпуска);
• ​​​лояльное руководство и классную команду, которая поможет тебе быстро адаптироваться и влиться в рабочие процессы;
• ДМС после испытательного срока;
• современный уютный офис в самом сердце Столицы (5 минут ходьбы от метро Лубянка);
• насыщенную корпоративную жизнь, корпоративный мерч, и много всего интересного.