Офис-менеджер

В компанию требуется специалист, который будет отвечать за кадровое делопроизводство, административно-хозяйственное обеспечение офиса, закупки и взаимодействие с поставщиками и транспортными компаниями.

Обязанности

Кадровое делопроизводство

• Оформление приема сотрудников на работу и увольнений: прием заявлений, прием, сканирование и выдача пакета документов, подготовка приказов и передача информации в бухгалтерию.
• Ведение кадровой документации.
• Взаимодействие с бухгалтерией и другими подразделениями компании.
• Подготовка справок, писем и документов по командировкам.
• Контроль сроков действия электронной подписи директора.

Первичные и закрывающие документы

• Формирование счетов на оплату, УПД и других закрывающих документов.
• Выгрузка документов в систему электронного документооборота «Контур.Диадок».
• Контроль поступления закрывающих документов по закупкам и коммунальным услугам и их передача в бухгалтерию.

Административно-хозяйственная работа

• Контроль сроков и передача показаний по воде и электроэнергии.
• Организация вывоза мусора: оформление заказа, контроль оплаты, оказания услуги и получения закрывающих документов.
• Закупка хозяйственных товаров, средств для уборки и канцелярских принадлежностей.

Закупки и работа с поставщиками

• Закупка товаров по заявкам склада.
• Поиск новых поставщиков. Переговоры с действующими поставщиками по улучшению цен и условий сотрудничества.
• Контроль оплаты счетов, сроков поставки и фактического поступления товаров.

Транспорт и логистика

• Составление маршрутов для водителя и оперативное изменение маршрутов с учетом текущей ситуации и потребностей компании.
• Контроль сроков действия техосмотра и полисов ОСАГО.
• Оформление заявок в транспортные компании и пропусков на автомобиль.
• Контроль сроков доставки и оплаты услуг.
• Ведение претензионной работы с транспортными компаниями.

Требования

• Опыт работы в кадровом делопроизводстве, административной или хозяйственной деятельности от 1 года.
• Знание порядка оформления приема и увольнения сотрудников.
• Уверенное владение компьютером и офисными программами.
• Опыт работы с первичной документацией.
• Внимательность при оформлении документов.
• Ответственность, организованность и умение контролировать несколько задач одновременно.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение взаимодействовать с сотрудниками, бухгалтерией, поставщиками и подрядчиками.

Условия

• Заработная плата от 70 000 ₽.
• Официальное трудоустройство.
• Полная занятость.
• График работы 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00.
• Работа в офисе по адресу: г. Мытищи, ул. Титова, д. 6.
• Стабильный объем задач и взаимодействие с разными направлениями деятельности компании.