Офис-менеджер

АО "ВЭЙВС" - системный архитектор всех направлений деятельности Surf Coffee®.

Немного о нас:

Первая кофейня Surf Coffee® была открыта в 2010 году в городе Обнинск группой энтузиастов, увлечённых культурой сёрфинга и кофе. На сегодняшний день Surf Coffee® распространяет свою философию сёрфинга через 330 уютных кофеен, расположенных в 30 регионах России и за её пределами. Мы не ограничиваемся только кофейным бизнесом — наша компания также включает несколько пищевых производств, склады и региональные тренинг-центры.

Мы в поиске администратора в наш уютный офис в Москве.

Обязанности:

• Организация работы офиса:
  - Контроль за чистотой и порядком в офисе, в т.ч. контроль работы клининговой службы.
  - Контроль за состоянием офисного оборудования, коммуникаций, оргтехники; организация ремонта и технического обслуживания.
  - Организация работы технических служб и подрядчиков; ведение базы подрядчиков, организация договоров и оплат.
  - Обход офисных помещений и зон общего пользования, контроль наличия воды, порядка в обеденной зоне.
  - Уход за растениями, включение увлажнителей, протирание листьев.
  - Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и другими ТМЦ; организация хранения, учета, выдачи.
  - Организация питания сотрудников офиса: заказы, контроль таблиц, ведение учёта, работа с договорами, оплата счетов, получение первичной документации.
  - Работа с корпоративной картой: ведение таблицы трат.
  - Формирование сведений о плановых расходах.
  - Ведение первичной бухгалтерской документации.
  - Выставление счетов в 1С и предоставление закрывающих документов в бухгалтерию.
  - Обеспечение полного документооборота компании: входящая/исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, электронный архив, сканирование документов.
  - Контроль доставки почты: получение из отделения связи, отправка корреспонденции.
  - Ведение внутренних журналов (печати, ключи, пропуска и др.). Заказ печатей, организация хранения и учёта по всем организациям.
  - Прием гостей офиса: встреча, сопровождение, размещение.
  - Приготовление чая/кофе сотрудникам и гостям.
  - Оформление пропусков для сотрудников и гостей, пропусков на въезд транспорта; оформление сервисных услуг через портал БЦ.
  - Выдача и учет ключей, пропусков для сотрудников.
  - Организация поздравлений сотрудников с праздниками и днями рождения; закупка подарков.
  - Участие в рабочих звонках: подготовка тезисов по итогам звонков, информирование сотрудников в рабочих чатах.
  - Выполнение поручений руководителей.
  - Заправка/замена картриджей, организация ремонта оргтехники.
  - Контроль выполнения условий договора аренды офиса (оплаты, первичная документация, соблюдение условий).
  - Полная взаимозаменяемость со вторым офис-менеджером в период отпуска, отсутствия или болезни.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы на аналогичных позициях (приветствуется);
• Знание специфики работы в офисе и управления административными процессами;
• Отличные организационные навыки;
• Умение работать с документами и вести делопроизводство;
• Навыки управления временем и приоритизации задач;
• Знание основ бухгалтерии и финансового учета (желательно);
• Умение работать с офисной техникой и программным обеспечением (Microsoft Office, специализированные программы для управления офисом);
• Умение эффективно общаться с коллегами, клиентами и партнерами;
• Ответственность и внимательность к деталям;
• Стрессоустойчивость и способность работать в условиях многозадачности;
• Инициативность и проактивный подход к работе.

Условия:

• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00, работа в офисе около м.Белорусская;
• Оформление по ТК РФ;
• Современный стильный офис на м. Белорусская;
• ДМС после испытательного срока;
• Профессиональный и карьерный рост;
• Возможность регулярного повышения квалификации за счет компании;
• Вкусный кофе;
• Сплоченный и дружный коллектив.