Офис-менеджер/секретарь

1. Прием и распределение входящих звонков;

2. Выполнение поручений руководства компании, ведение делового календаря руководителя;

3. Регистрация всех документов организации (входящие/исходящие документы, служебные записки, приказы и т.д.);

4. Осуществление контроля за правильным оформлением документов на подпись руководителей в соответствии с установленными в компании нормами и правилами, подготовка документов на подпись;

5. Работа в базе 1С: заведение счетов на оплату (заказы поставщику, заявки на расходование денежных средств), заведение новых контрагентов;

6. Оформление, согласование, подписание и рассылка организационно-распорядительных документов;

7. Составление протоколов совещаний, контроль за выполнением пунктов протоколов (по необходимости);

8. Организация отправки/доставки корреспонденции (курьерская доставка, почтовые отправления, экспресс-почта);

9. Взаимодействие с производственным подразделением по ведению документооборота и согласованию документов;

10. Взаимодействие со всеми отделами по поступающим запросам;

11. Заказ пропусков для машин, посетителей и сотрудников.

12. Обеспечение работников расходными материалами, товарами и услугами для создания оптимальных условий труда:

13. Обеспечение работы офиса:

- осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования/техники и вызов мастеров по ремонту. поддержание порядка в офисе и в комнате приема пищи

- организация и контроль работы курьера, контроль за качеством проведения уборки уборщиками служебных помещений.

14. Организация командировок сотрудников:

- приобретение для работников билетов на все виды транспорта (по необходимости)

- бронирование гостиниц (по необходимости)

15. Организация встреч и приема клиентов компании; материально-техническое обеспечение переговоров, совещаний и иных проводимых в офисе мероприятий.

• 16. Обеспечения корпоративных и деловых мероприятий.

  17. Ежемесячный отчет по результатам административной и хозяйственной деятельности.

• Знание делопроизводства
• Грамотная речь
• Доброжелательность, исполнительность
• Ответственность
• Знание 1С

• Работа в быстроразвивающейся, стабильной компании
• Официальное трудоустройство
• Своевременная заработная плата
• Режим работы: 5/2, пон-четв: с 09.00 до 17 часов 30 минут, в пятницу с 09.00 до 16 часов 30 минут