Бизнес-ассистент

В процессе работы необходимо

• Полная организационно-административная поддержка руководителя и команды департамента
• Эффективное планирование и контроль рабочего графика руководителя: организация встреч, совещаний, напоминание о предстоящих событиях
• Полная организация деловых поездок руководителя и сотрудников департамента: подготовка маршрутных листов и пакета документов для командировки
• Фильтрация входящих обращений (звонки, почта), первичный сбор информации, определение степени срочности и приоритета
• Ведение полного цикла документооборота
• Подготовка и оформление исходящей корреспонденции, внутренних приказов, служебных записок, писем, протоколов совещаний по установленным шаблонам и стандартам
• Участие в подготовке договорной документации: проверка реквизитов контрагентов, формирование пакета документов, сопровождение процесса согласования и подписания договоров
• Подготовка отчетов, аналитических справок, презентаций на основе данных, предоставленных руководителем и коллегами по установленным шаблонам и стандартам
• Ведение реестра проектов департамента
• Взаимодействие с сотрудниками других департаментов компании (финансы, юристы и тд.) для решения текущих задач
• Взаимодействие с внешними партнерами, подрядчиками, клиентами и гос. органами: решение организационных вопросов, согласование деталей, передача информации
• Помощь в планировании и реализации культурных проектов и событий
• Взаимодействие с подрядчиками по мероприятию (площадка, кейтеринг, звук, свет, транспорт), согласование коммерческих предложений, контроль исполнения договоренностей
• Организация регистрации гостей на мероприятия, работа со списками приглашенных.
• Административная и логистическая поддержка в день проведения мероприятия (встреча гостей, решение оперативных вопросов)
• Контроль за состоянием офисного пространства, заказ канцелярских товаров и хозяйственных принадлежностей для нужд департамента
• Подготовка и оформление заявок в службы административно-хозяйственный отдел и IT-поддержку.

Что будет Вашим преимуществом

• Свободное владение ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint — продвинутый уровень), Google Workspace
• Навыки деловой переписки и телефонных переговоров
• Грамотная устная и письменная речь (русский язык)
• Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) и знание 1С
• Базовые знания в области делопроизводства
• Опыт подготовки организационно-распорядительных документов (приказы, письма, протоколы)
• Ведение договорной работы (проверка реквизитов, сопровождение подписания, контроль сроков исполнения)
• Базовые навыки анализа данных и составления отчетов в Excel (сводные таблицы, фильтры, основные функции)
• Умение структурировать и визуализировать информацию для презентаций.

Для Вас мы предлагаем

• Удобное расположение офиса: кампусы на площадке Сокол
• Официальное трудоустройство: отпуск, больничные
• Комфортные и уютные кафе, кафетерии и столовые, где можно с коллегой, другом выпить кофе, пообщаться над совместным проектом и обсудить последние корпоративные новости
• Уникальную атмосферу в команде, разность поколений, культур
• Инвестиции в ваше будущее за счет повышения ваших компетенций и лучших мировых практик
• Для сотрудников Корпорации на площадке есть корпоративные фитнес залы, залы для занятия йоги, SPA центры и массажные кабинеты
• На всем этапе входа в Корпорацию Вас будет сопровождать и поддерживать ваш наставник и руководитель, который будет внимательно и бережно интегрировать Вас в Компанию.