Специалист по административным вопросам / офис менеджер

Контроль за состоянием офисного имущества и запасов, порядка на рабочих местах и офиса в целом;

Организация жизнеобеспечения офиса (заказ канцелярии, воды, кухонных принадлежностей; закупка, ремонт и выдача техники новым сотрудникам; заказ мебели и подготовка рабочих мест; заказ и выдача ключей, пропусков; организация мелкого ремонта и прочие хоз. задачи);

Административная поддержка: сканирование документов, печать, подготовка и заполнение отчетов, загрузка/выгрузка документов с/на сервисы;

Работа с корреспонденцией: прием и отправка (Почта России, СДЕК, Яндекс доставка), а так же взаимодействие с курьерами;

Работа с офисным оборудованием - поддержка
рабочего состояния, а также заказ/аренда нового/дополнительного. Устранение неполадок и инструктирование сотрудников по использованию оборудования;

Организация склада (учет и выдача ТМЦ сотрудникам Ассоциации, проведение инвентаризаций);

Общение с поставщиками услуг для обеспечения нормального функционирования офиса, включая арендодателя, поставщиков интернет-доступа, телефонии и IT сервиса, почтовые службы, включая экспресс-почту, поставщиков канцтоваров, билетные агентства и гостиницы, службы такси и курьерские службы и др.;

Координация переездов сотрудников/отделов/департаментов в новое помещение;

Осуществление заказов по заявкам коллег, включая заказ билетов и гостиниц для сотрудников и грантополучателей;

Администрирование ресурса Smartway (заведение личных кабинетов сотрудников, организация командировок, контроль оплат, получение закрывающих документов и пр.);

Помощь в организации мероприятий и их сопровождение в офисе/вне офиса, включая заказ кейтеринга и всего необходимого и подготовку площадки.

Высшее образование;

Опыт работы с документами от одного года (опыт работы в гос. учреждениях как преимущество);

Продвинутое владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);

Хорошее владение русским языком, грамотная речь;

Внимательность и аккуратность при работе с документами; дисциплинированность и умение сосредоточиться;

Навык работы в режиме многозадачности.