Обязанности

Ведение документооборота:

Подготовка и оформление документов: Составление и редактирование договоров с поставщиками, включая внесение правок на основе комментариев руководителя.
Архивирование документации: Создание электронной базы данных для хранения всех важных документов, для обеспечения быстрого доступа к ним.

Организация встреч и мероприятий:

Подбор места и времени: Организация выездного совещания, включая бронирование конференц-зала и подготовку необходимых материалов.
- Участие в мероприятиях: Ведение протоколов на совещаниях, фиксируя ключевые решения и задачи для последующего выполнения.
- Организация рабочего времени: Планирование встреч с партнерами, согласование времени встречи с ключевыми партнерами, умение избегать конфликтов в расписании.
- Подготовка и обработка корреспонденции: Сбор и отправка отчетов о выполненных проектах, а также обработка входящей почты и фильтрация важных писем.

Работа с задачами в Битрикс:

Ведение и обновление задач: Создание задач для команды по проекту, установка сроков на выполнение конкретных этапов разработки.
- Контроль выполнения задач: Регулярная проверка статуса задач и напоминание команде о сроках выполнения, обеспечение и соблюдение графика.

Выполнение поручений руководителя:

Оперативное выполнение задач, подготовка материалов для встречи или создание отчетов по текущим проектам.
- Помощь в организации поездок, включая бронирование билетов и гостиниц, а также составление маршрутов.

Сбор и анализ информации:

Исследование рынка и анализ данных о конкурентах для подготовки стратегических предложений.
- Сбор информации по запросам руководителя, например, подготовка сводок по финансам или HR-вопросам.

Помощь в решении текущих вопросов и проблем:

Быстрое реагирование на возникшие проблемы, поиск альтернативных поставщиков при возникновении задержек.
- Консультирование руководителя по вопросам, связанным с внутренними процессами компании, чтобы упростить принятие решений.

Подготовка к встречам:

Сбор необходимых материалов и документов для встреч, включая создание презентаций и отчетов.
- Составление повестки дня и предварительное согласование вопросов для обсуждения.

Контроль выполнения задач:

Мониторинг статуса выполнения поручений и задач, чтобы обеспечить их выполнение в срок.
- Регулярное информирование руководителя о ходе выполнения проектов и возможных проблемах.

Участие в совещаниях:

Присутствие на совещаниях для ведения протоколов и записи ключевых решений.
- Подготовка отчетов о результатах встреч и последующих действиях.

Коммуникация с другими отделами:

Взаимодействие с различными департаментами для получения необходимой информации и координации действий.
- Обеспечение эффективного обмена информацией между руководителем и командой.

Использование новых технологий и инструментов ИИ:

Поиск и внедрение ПО: Например, использование программ для автоматизации рассылки отчетов, что позволяет сэкономить время.
- Обучение команды: Проведение тренинга по использованию нового программного обеспечения для повышения эффективности работы.

Коммуникация с клиентами и партнерами:

Установление и поддержание отношений: Проведение телефонных переговоров для уточнения деталей текущих проектов.
- Ответы на запросы: Быстрое реагирование на запросы о ценах и условиях сотрудничества, предоставление необходимой информации для принятия решений.

Требования:

Работа ассистентом руководителя в Чебоксарах