Ассистент руководителя / Персональный ассистент

Немного о нас:

Компания Bidzaar – это инновационный B2B SaaS для автоматизации закупок частных компаний. Мы помогаем бизнесам экономить, используя прозрачные тендерные процедуры и качественное взаимодействие с поставщиками.

Bidzaar помогает компаниям оптимизировать расходы через прозрачные тендеры и взаимодействие с поставщиками. Ежемесячно проводится более 3 тысяч тендеров на сумму свыше 100 млрд ₽. Среди клиентов - более 990 крупных компаний, такие как OZON, билайн, Детский мир, Мегафон, Азбука вкуса, РИВ ГОШ, Астон, Gloria Jeans, INVITRO, Ситилинк, Альфа-Банк, СДЭК, РОЛЬФ и 35 из списка Forbes-200.

Наша миссия - мы как экосистема будущего трансформируем экономические отношения в интересах каждой компании и всего общества.

Компания Bidzaar, основана в октябре 2019 года. С ноября 2022 года наша компания входит в экосистему 1С, пользуется поддержкой Российского фонда инноваций, а также является стратегическим партнером Ассоциации директоров по закупкам.

Мы в поиске Персонального ассистента для комплексной административной и организационной поддержки руководителя: планирование календаря, ведение коммуникаций и документооборота, организация поездок. Ваша задача — освободить руководителя от рутины, чтобы он мог сосредоточиться стратегических задачах.

Чем предстоит заниматься:

Управление встречами и календарём:

• Перенос, отмена и согласование встреч с учётом приоритетов руководителя;
• Бронирование площадок и ресторанов для деловых встреч;
• Сбор материалов, подготовка повестки и протоколирование встреч с фиксацией договорённостей.

Коммуникации и обработка обращений:

• Первичная обработка входящих обращений (почта, звонки, мессенджеры);
• Подготовка и отправка стандартных деловых писем;
• Организация срочной эскалации вопросов и быстрый поиск справочной информации.

Документооборот:

• Оформление документов по корпоративным шаблонам и маршрутизация на согласование и подпись;
• Контроль версий, ведение архива и консолидация еженедельного статуса по проектам.

Базы данных и стейкхолдеры:

• Ведение базы контактов и карты стейкхолдеров, актуализация информации о ключевых партнёрах.

Командировки:

• Организация стандартных командировок, изменение или отмена поездок с оперативной перестройкой маршрутов.

Требования к кандидату:

• Опыт работы ассистентом руководителя / офис-менеджером / секретарём от 1–3 лет;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Уверенное знание MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) и корпоративных мессенджеров;
• Навыки делового этикета и деловой переписки;
• Высокая организованность, внимательность к деталям, умение работать с многозадачностью;
• Конфиденциальность и понимание работы с чувствительной информацией;
• Стрессоустойчивость и способность быстро реагировать на изменения.

Что мы предлагаем:

• Официальное оформление по ТК с первого дня;
• Полностью белая заработная плата с прозрачной системой мотивации в виде фикс. оклада;
• Гибридный формат работы - присутствие в офисе 4 раза в неделю с 9:00-17:30 по адресу: Чебоксары, Ярославская 27, БЦ Республика;
• Возможность карьерного роста по результатам работы, а не по сроку работы в компании;
• Онбординг с наставником и плавное погружение в предметную область с возможностью прокачать свои навыки за короткие сроки;
• Компенсация 70% расходов на любое образование, полезное для работы, лектории от ведущих спикеров;
• ДМС со стоматологией после прохождения испытательного срока;
• Нескучная жизнь вне рабочих задач — собираемся вместе, чтобы посмотреть фильм, поиграть в настолки или квиз, спеть в караоке, выбраться на природу и просто хорошо провести время вместе с коллегами.

Если все вышеперечисленное соответствует твоим ожиданиям и опыту, тогда смело откликайся!

Свое сопроводительное письмо начни со слов: "Хочу стать частью команды".