Обязанности:

1. Планирование и сопровождение рабочего дня руководителя:

Ведение календаря встреч, совещаний, визитов, звонков и иных мероприятий.
Подготовка и организация внутренних и внешних встреч (включая сбор материалов, бронирование переговорных комнат, оформление пропусков, встреча гостей).
Организация и техническая поддержка видео- и конференц-связи.
Ведение протоколов, деловой переписки и документации по итогам встреч.
Устный и письменный перевод (русский / английский / китайский), включая техническую и деловую документацию.

2. Поддержка внешней деловой активности:

3. Организация командировок:

Сбор и оформление заявок на командировки, взаимодействие с корпоративными службами.
Оперативное решение внештатных ситуаций (задержки рейсов и пр.).
Оформление отчетной документации.

4. Поддержка HR-процессов:

Оформление заявок на подбор персонала.
Подготовка рабочих мест, сопровождение заявок на обучение и командировки.
Оформление отпусков, табеля рабочего времени, взаимодействие с банками и кадровыми службами.

5. Документооборот и информационная поддержка:

Ведение входящей/исходящей корреспонденции, регистрация и учет документов.
Подготовка писем, аналитических и справочных отчетов.
Подготовка презентаций и официальных материалов на трех языках (русский, английский, китайский).
Контроль исполнения распоряжений руководителя и сроков проектов.
Поддержка сотрудников в подготовке авансовых отчетов.

6. Обеспечение рабочего места:

7. Прочее:

Требования:

Высшее образование (предпочтительно гуманитарное, лингвистическое, управленческое).
Опыт работы на аналогичной позиции от 2 лет.
Владение русским, английский и китайский язык (устный и письменный) – уровень свободного владения (обязательно).
Отличные навыки планирования, тайм-менеджмента, коммуникации и делопроизводства.
Уверенное владение MS Office, Outlook, 1С, средствами онлайн-коммуникации (Zoom, Teams и др.).
Высокая организованность, ответственность и внимательность к деталям.

Условия:

Работа административным помощником в Москве