Секретарь

Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Учреждения;

Ведение делопроизводства в системе электронного документооборота (МСЭД), учет поручений, требующих контроля исполнения;

Осуществление сбора материалов директору и заместителям директора, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и предоставление их руководству (на основании аргументированного мнения начальников служб/отделов, справкок, графиков, таблиц);

Составление и редактирование деловых писем, запросов и других документов, подготовка ответов авторам писем;

Выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором и его заместителями (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников);

Планирование, координирование и ведение рабочего графика руководителя, заместителей директора: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, ведение и корректировка рабочего дня руководителя и его заместителей;

Ведение телефонной и информационной базы руководителя (контакты, дни рождения сотрудников Дирекции, дни рождения сотрудников вышестоящих организаций, подрядчиков);

Организация приема посетителей руководителя, заместителей директора: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорной комнаты до и после приема (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность);

Подготовка документов и материалов, необходимых для работы директора (письма - информационные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-приглашения), служебные записки, факсограммы на официальном бланке Учреждения, по требованию).