Временный секретарь офиса / секретарь на ресепшен

Временный секретарь офиса / секретарь на ресепшен

Секретарь на ресепшен

Вас приветствует Avanta Russia — ведущая международная компания, предоставляющая решения в сфере подбора и управления персоналом. Мы работаем на российском рынке с 2002 года и предлагаем широкий спектр услуг, включая подбор постоянных и временных сотрудников, аутсорсинг бизнес-процессов и многое другое!
Мы ищем энергичного и ответственного Секретаря на ресепшен для работы на проекте нашего клиента — крупной компании в Москве. Если вы хотите стать частью динамичной команды и внести свой вклад в успешное функционирование офиса, то эта вакансия для вас!

Обязанности:

• Организация и координация работы службы ресепшн.
• Составления графика работы службы на неделю.
• Ежедневный мониторинг надлежащего состояния зоны ресепшн (вызов сотрудника клининговой службы/разнорабочего/кофе-леди) Заказчика.
• Прием гостей и посетителей.
• Оформление пропусков для гостей и ТС в системе Заказчика.
• Прием и распределение телефонных звонков, поступающих на телефонный номер Заказчика.
• Приём и распределение почты по запросу сотрудников (для личной передачи в руки от курьеров). Ведение реестра. Взаимодействие с почтовой службой Заказчика.
• Контроль за бронированием переговорных комнат. Помощь сотрудникам Заказчика в бронировании переговорных.
• Взаимодействие с Управляющей компанией (вызов инженерной службы, передача документов на Reception 1го этажа, вызов лифтера, проблемы с пропуском ТС гостей на КПП и пр.).
• Взаимодействие со службами Заказчика: IT, горничные, техники, инженеры, уборка для координации организации встреч и мероприятий в офисе.
• Обучение временных и новых сотрудников ресепшн.
• Контроль чистоты и работы в штатном режиме (освещение, роль-шторы, умный дом) флагманской переговорной Board Room.
• Контроль чистоты на этаже, в переговорных комнатах и кафе.
• Инициация запросов на оплату услуг отдела facilities в системе 1С.
• Создание запросов на закупку услуг/материалов (РО) в системе 1C.
• Заведение новых поставщиков в системе.
• Отслеживание и устранение технических ошибок при заведении запросов в системе 1С.
• Координация процесса проведения документов в системе 1С с бухгалтерией в системе.
• Координация корректного документооборота между инициатором услуги и Клиентским отделом.
• Своевременная обработка счетов и передачу документов на оплату; своевременное реагирование на счета, попавшие в статус отклоненных.
• Корректировка договоров и ДС и заведение договоров (ДС) в систему CA после постановки задачи Заказчиком, работа с одобряющими.
• Предоставление информации инициаторам от Заказчика о статусах оплаты счетов.
• Отправка экземпляров закрывающих документов поставщикам.

Требования:

• Готовность выйти на замену в любой день, кроме сб и вс.

• Опыт от года

• Знание excel (впр, таблицы, несложные формулы)

• Знание 1С

• График с 10:00 до 19:00 на период отсутствия секретаря

• Офис БЦ «Крылатские холмы»

• Деловой стиль одежды на рабочем месте – белая блузка/рубашка, тёмные брюки/юбка

• Оклад 690 руб/час до вычета.