Секретарь/помощник руководителя

Прием и распределение телефонных звонков

Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Агентства.

Планирование рабочего дня директора, ведение календаря встреч и мероприятий, согласование время встреч с внутренними и внешними участниками.

Приём и регистрация поступающей на рассмотрение директора корреспонденции, передача её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Ведение делопроизводства директора, выполнение операций с применением компьютерной техники, предназначенных для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Организация телефонных переговоров директора, приём и передача телефонограмм и иных сообщений, доведение до директора информации, полученной по каналам связи в его отсутствие.

Подготовка документов и материалов, необходимых для работы директора; печатание служебных материалов по указанию директора.

Организация приёма посетителей, регулирование доступа к директору.

Подготовка помещения и материалов для совещаний, встреч, переговоров.

Организация командировки директора (бронирование билетов, гостиниц, подготовка пакета документов, контроль сроков и исполнения сопутствующих задач).

Координирование взаимодействия директора с подразделениями и внешними контрагентами.

Работа в системе электронного документооборота (СЭД) и Битрикс24, ViPNet Деловая Почта, Outlook.

Сканирование, копирование, систематизация документов, ведение электронных реестров;

Отправка документов по почте.

Контроль за соблюдением сроков выполнения поручений директора, взятых на контроль.

Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Обеспечение рабочего места директора необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями.

​​​​​​​высшее образование;

опыт работы не менее 1 года в должности помощника руководителя/офис-менеджера/секретаря

уверенный пользователь ПК и Яндекс Таблиц;

грамотная речь;

добросовестность и исполнительность

Условия:

уютный офис и дружный коллектив

хорошо оборудованное рабочее место

Срок испытания 3 месяца