Помощник/ассистент руководителя

«Планета Книги» — сеть из 39 книжных магазинов. Мы развиваем розничную сеть, оптимизируем процессы и внедряем инструменты прозрачности и учёта задач. Помощник руководителя — ключевая роль, которая помогает держать ритм всей сети: от оперативного контроля поручений до подготовки данных для стратегических решений. Если вы любите порядок, умеете структурировать хаос и хотите видеть, как ваши действия напрямую влияют на работу большой сети — ждём ваше резюме.

• планирование и координация времени руководителя. Вести календарь руководителя, согласовывать встречи;

• организация совещаний и документооборот. Собирать материалы от отделов, фиксировать решения и контрольные точки, контролировать исполнение поручений по магазинам;

• подготовка аналитических и справочных материалов. Собирать сводки по ключевым показателям (продажи, остатки, оборачиваемость) из разных источников, готовить краткие резюме для руководителя, визуализировать данные в таблицах и простых информационных панелях;

• коммуникация и фильтрация входящих запросов. Обрабатывать почту и сообщения, сортировать по приоритету, отвечать на типовые запросы по шаблонам, маршрутизировать обращения в нужные отделы, держать статус по срочным вопросам;

• тревел-поддержка и организация командировок. Бронировать билеты и гостиницы, планировать логистику, готовить пакет документов, координировать встречи в регионах;

• работа с подрядчиками и внешними партнёрами. Согласовывать даты, фиксировать договорённости, напоминать о сроках, собирать документы для оплаты, вести реестр текущих задач;

• контроль исполнения поручений и система учёта задач. Вести реестр поручений по отделам и магазинам, отслеживать статусы, напоминать ответственным, фиксировать результаты, помогать внедрять прозрачность в процессах (в том числе в рамках вашей задачи по системе учёта задач по отделам);

• делопроизводство и подготовка документов. Готовить проекты писем, приказов, служебных записок, проверять корректность формулировок и реквизитов, контролировать сроки подписания и рассылки.

• организованность и системность. Умение структурировать поток разнородных задач, расставлять приоритеты, работать в условиях многозадачности;

• внимание к деталям и ответственность. Ошибки в документах или пропусках встреч недопустимы; важна точность в датах, суммах, ФИО, адресах магазинов;

• грамотная письменная речь и деловой стиль. Письма, протоколы, служебные записки должны быть понятными и без ошибок;

• уверенное владение инструментами. Excel/Google Sheets (формулы, сводные таблицы, простые отчёты), Word/Google Docs, календарь (Outlook/Google Calendar);

• стрессоустойчивость и такт. Работа требует умения сохранять спокойствие, корректно вести диалог;

• конфиденциальность. Доступ к стратегическим данным, зарплатам, планам сети — обязательное условие: неразглашение информации и соблюдение NDA;

• проактивность. Не ждать указаний, а предлагать варианты решения;

• опыт от 1 года.

• оформление: по ТК РФ;

• график: 5/2, с 09:00 до 18:00;

• место работы: ул. Проспект Октября 33/2;

• ЗП 50 000;

• корпоративное питание.