Бизнес-ассистент

Привет!

Мы развиваем собственный Проектный институт «Сити Проект» в составе одного из ведущих девелоперов Москвы. Работаем над масштабными и амбициозными проектами жилой, коммерческой и общественной недвижимости, объединяя сильную экспертизу, современные технологии и нестандартные решения.

Сейчас мы активно растём, развиваем команду и совершенствуем внутренние процессы. Поэтому открываем вакансию бизнес-ассистента руководителя. Ищем того, кто станет правой рукой руководителя, возьмёт на себя организацию ключевых процессов Проектного института и будет не просто выполнять задачи, а проявлять инициативу, предлагать решения и действовать на опережение.

Если ты любишь, когда всё под контролем, умеешь думать на шаг вперёд, самостоятельно находить решения и готов расти вместе с компанией - тебе к нам!

Чем предстоит заниматься:

Поддержка руководителя

• Управлять календарём руководителя: планировать встречи, совещания и командировки, координировать расписание.
• Организовывать совещания, готовить повестки, протоколы, письма, отчёты и презентации.
• Вести реестр задач и поручений, контролировать сроки их исполнения.
• Организовывать согласование и подписание документов.
• Выполнять отдельные личные поручения руководителя.

Организация процессов и взаимодействие с командой

• Координировать работу распределённой команды: организовывать постановку задач, контролировать исполнение поручений и вести учёт рабочего времени сотрудников.
• Взаимодействовать с подразделениями холдинга, в том числе с HR-блоком, по вопросам адаптации сотрудников, внутренних коммуникаций и реализации командных инициатив.
• Организовывать и протоколировать рабочие встречи и совещания, координировать корпоративные мероприятия и командировки сотрудников.
• Собирать и анализировать данные, готовить регулярную отчётность (ежедневную, еженедельную, ежемесячную), в том числе в Excel.
• Поддерживать и совершенствовать внутренние процессы, адаптировать их под развитие и рост Проектного института.

Документооборот и финансово-административное сопровождение

• Работать с первичной документацией: счетами, договорами, закрывающими документами и авансовыми отчётами, обеспечивать их своевременную передачу в бухгалтерию.
• Самостоятельно готовить деловые письма, официальные запросы, типовые договоры и соглашения, проверять корректность документов.
• Вести документооборот в 1С и ЭДО, контролировать согласование, подписание документов и своевременность оплат.
• Взаимодействовать с бухгалтерией и контрагентами по вопросам документооборота, запрашивать учредительные документы, оформлять доверенности и выписки СРО.

Административно-хозяйственное обеспечение (АХО)

• Организовывать административно-хозяйственную работу офиса: закупки, приёмку и учёт ТМЦ, подготовку рабочих мест для новых сотрудников.
• Взаимодействовать с подрядчиками, поставщиками услуг и управляющей компанией, контролировать качество оказываемых услуг.
• Оптимизировать административные расходы, участвовать в развитии и совершенствовании АХО-процессов.

Что для нас важно

• Опыт работы от 3 лет бизнес-ассистентом, ассистентом руководителя или администратором проектов, желательно в сфере строительства, девелопмента или проектирования.
• Понимание бизнес-процессов компании, умение выстраивать эффективное взаимодействие с подразделениями, коллегами и контрагентами.
• Самостоятельность и проактивность: умение находить решения, действовать на опережение, аргументированно отстаивать свою позицию и не требовать постоянного контроля.
• Опыт работы с первичной документацией, бухгалтерией и финансовыми процессами: договоры, счета, акты, авансовые отчёты, согласование документов и контроль оплат.
• Понимание процессов АХО: закупки, учёт ТМЦ, взаимодействие с подрядчиками и управляющей компанией.
• Коммуникабельность, открытость и умение работать в команде: готовность к конструктивному диалогу и поддержанию доброжелательной рабочей атмосферы.
• Грамотная устная и письменная речь, внимательность к деталям, умение работать с большим объёмом информации, расставлять приоритеты и соблюдать сроки.

Инструменты, с которыми предстоит работать: уверенное владение MS Office (особенно Excel), Google Workspace, опыт работы с 1С:БИТ, 1С:Документооборот и ЭДО.

Что мы предлагаем:

• Стабильность и развитие: работа в крупной девелоперской группе и возможность участвовать в развитии собственного Проектного института на этапе активного роста.
• Официальное трудоустройство: оформление по ТК РФ, полностью «белая» и конкурентоспособная заработная плата.
• Удобный и понятный график работы: 5/2, с 9:00 до 18:00.
• Формат работы: преимущественно офисный (около 90% рабочего времени) с возможностью удалённой работы при необходимости.
• Комфортный офис: современное рабочее пространство в 12 минутах пешком от м. «Сокольники».
• Корпоративные преимущества: ДМС, корпоративная мобильная связь.
• Команда и атмосфера: дружелюбная команда профессионалов, в которой ценят инициативу, поддерживают идеи и помогают друг другу.
• Возможность влиять на результат: пространство для самостоятельных решений, оптимизации процессов и профессионального развития.

Давай знакомиться!

Если тебе нравится организовывать процессы, находить решения и брать на себя ответственность - откликайся!

Будем рады познакомиться и рассказать больше о нашей команде и проектах!