Административный менеджер проектов / Координатор проектов

Административный менеджер / координатор проектов

В стабильно развивающуюся инжиниринговую компанию с 15-летним опытом работы на рынке требуется административный менеджер / координатор проектов.

Основная задача — обеспечивать своевременное и корректное ведение проектного документооборота, помогать руководителям проектов решать организационные вопросы и контролировать выполнение административных процедур на всех этапах реализации проектов.

Ваши задачи

1. Документооборот и договорная работа

• Полный цикл делопроизводства по вверенным проектам: организация согласования и заключения договоров и дополнительных соглашений.

• Подготовка финансовых и технических актов, справок и сопроводительных документов; организация их согласования и подписания представителями Заказчика и Исполнителя.

• Контроль документооборота по проектам: сбор возвратных оригиналов, проверка корректности закрывающих бухгалтерских документов и наличия оригиналов в офисе.

• Организация архивации проектной документации.

• Формирование и поддержание в актуальном состоянии отчётных документов и реестров: исполнения обязательств по проектам и договорам, входящей и исходящей документации, договоров и платежей.

• Организация документооборота с субподрядчиками компании в рамках реализации проектов.

2. Организационная поддержка руководителей проектов

• Помощь руководителям проектов в составлении планов-графиков, подготовке сопроводительных писем и другой проектной документации.

• Поддержка сотрудников по текущим проектным запросам: организация транспорта и логистики, поиск субподрядчиков, заказ пропусков и оформление различных заявок.

• Координация решения текущих организационных вопросов, взаимодействие с коллегами и внешними контрагентами.

• Выполнение организационных и административных поручений руководителей проектов в рамках реализации проектов.

3. Сопровождение внешнеэкономической деятельности и международной логистики

• Административное сопровождение поставок оборудования и грузов из-за рубежа в Россию.

• Подготовка и оформление документов по внешнеэкономическим сделкам: контрактов, дополнительных соглашений, инвойсов, упаковочных листов и сопутствующей документации.

• Взаимодействие с зарубежными поставщиками, логистическими компаниями и перевозчиками по вопросам организации и сопровождения поставок.

• Координация взаимодействия с таможенным брокером: своевременная подготовка и передача необходимых документов и информации для таможенного оформления. Подачу таможенной декларации осуществляет таможенный брокер.

• Взаимодействие со складами временного хранения (СВХ), координация вопросов размещения и выдачи грузов, сбор и передача необходимых документов.

• Контроль комплектности документов и координация участников процесса на различных этапах поставки.

Задачи по сопровождению ВЭД и логистики возникают ориентировочно один раз в месяц.

Наши ожидания

• Опыт административной и организационной работы в коммерческой компании или государственном учреждении.

• Практический опыт ведения делопроизводства и документооборота в рамках проектов.

• Умение работать с договорами, дополнительными соглашениями, актами и сопроводительной документацией.

• Уверенное владение MS Office и готовность быстро осваивать новое программное обеспечение.

• Проактивный подход к решению задач: умение самостоятельно находить информацию, взаимодействовать с коллегами и контрагентами и доводить вопросы до результата.

• Системное мышление, внимательность к деталям, аккуратность и любовь к порядку.

• Ответственность, доброжелательность и готовность помогать коллегам в решении рабочих вопросов.

Будет преимуществом

• Опыт работы с внешнеэкономической деятельностью (ВЭД), международными поставками, логистическими компаниями и складами временного хранения.

• Опыт подготовки и сопровождения внешнеторговых контрактов, дополнительных соглашений, инвойсов, упаковочных листов и других документов по поставкам.

• Опыт взаимодействия с таможенными брокерами и сопровождения таможенного оформления грузов.

• Опыт работы с казначейством, сопровождения платежей и контроля целевого использования денежных средств.

• Опыт работы с бюджетными средствами, субсидиями, грантами и программами финансирования, реализуемыми фондами и другими организациями.

• Навыки подготовки отчётности по использованию целевых средств, ведения реестров обязательств и платежей, контроля сроков и комплектности подтверждающих документов.

Условия работы

• Заработная плата: оклад от 100 000 рублей плюс ежемесячный бонус.

• Официальное оформление по ТК РФ.

• Доход не ограничивается окладом и может увеличиваться за счёт премий за существенный вклад в работу компании.

• Испытательный срок — 3 месяца.

• ДМС с первого дня работы

• Место работы: Москва, офис в районе станций метро «Авиамоторная» / «Площадь Ильича».

• График работы обсуждается с руководителем.

• Возможность частичной удалённой работы.

Если вам нравится наводить порядок в документах, координировать процессы, взаимодействовать с людьми и помогать команде эффективно решать рабочие задачи, будем рады познакомиться!