Специалист по документообороту и договорной работе

Работа с первичными документами:

• Работа с документами, полученными от бухгалтерии – оформление; контроль подписания, составление архивов, ;
• Сбор закрывающих документов в конце квартала (акты сверки и т.д.; предоставление сканов в бухгалтерию.) у контрагентов и контроль своевременности их предоставления.
• Сопровождение оформления товарно-транспортных накладных (ТТН) проверка правильности и полноты их заполнения, взаимодействие по вопросам внесения исправлений.
• Ведение и актуализация реестра контактных данных контрагентов — контактных лиц, адресов электронной почты и номеров телефонов.
• Диадок (проверки, оформление, выгрузка бухгалтерских ЭДО документов контрагентов)

Сопровождению договоров аренды:

• Проверка документов по аренде и коммунальным услугам; Получение от бухгалтерии счетов и актов, сверка начислений с показаниями приборов учёта у инженера.
• Сбор первичных документов от поставщиков услуг. Запрос и получение счетов, актов и других первичных документов от Водоканала, ПСК и иных поставщиков.
• Деловая переписка. Взаимодействие с арендаторами и поставщиками услуг по вопросам документов, начислений и условий обслуживания; подготовка ответов на обращения, запрос актов сверки и необходимых пояснений.
• Договорная работа. Подготовка и согласование договоров и дополнительных соглашений с арендодателями и арендаторами. Работа с условиями договоров: проверка порядка расчётов, сроков и обязательств сторон.
• Ведение архива. Систематизация и хранение договоров, дополнительных соглашений, первичных документов и переписки с формированием отдельного комплекта по каждому договору и арендатору.

Профессиональные знания и навыки:

• Понимание назначения и порядка оформления счетов на оплату, актов, накладных, УПД, ТТН и актов сверки.
• Умение сопоставлять начисления в счетах с расшифровками, показаниями приборов учёта и условиями договоров.
• Навык чтения договоров: понимание порядка расчётов, сроков оплаты, состава платежей и обязательств сторон.
• Умение готовить договоры и дополнительные соглашения по согласованным шаблонам, направлять их на согласование и контролировать подписание
• Навык ведения электронного и бумажного архива с возможностью быстро найти нужный документ