Администратор (специалист по документообороту) event

Мы — event-команда, которая создаёт живые, осязаемые проекты: форумы, экспозиции, музейные выставки, фестивали и деловые мероприятия, где всё должно быть идеально в день «Х».

Департамент музейной и инсталляционной деятельности ведёт несколько проектов одновременно, и ему нужен человек, который выстроит и будет держать порядок в документообороте: корреспонденция, договоры, планы-графики, закрывающие документы и база подрядчиков. Вы будете правой рукой руководителя департамента по всем административным процессам.

Что предстоит делать

• Составлять письма в рамках исполнения контрактов и договоров: от текста до согласования у директора департамента, подписи генерального директора и отправки заказчику;
• вести регистрацию входящей и исходящей корреспонденции департамента;
• контролировать исполнение поручений;
• готовить и согласовывать договоры, обеспечивающие деятельность департамента;
• вести планы-графики проектов: вносить данные, отслеживать статусы задач, информировать ответственных;
• готовить закрывающие документы по проектам;
• формировать и актуализировать базу данных по подрядчикам;
• еженедельно готовить отчёт о работе департамента для ассистента генерального директора.

Чего мы ждём

• Грамотная письменная речь — письма уходят заказчику по контрактам, ошибки в них недопустимы;
• уверенный пользователь Word и Excel;
• опыт административной работы, делопроизводства или ассистентской позиции от 1 года;
• системность и внимание к деталям: умеете довести документ от проекта до подписи, а не «отправить и забыть»;
• умение работать с несколькими задачами параллельно и соблюдать сроки.

Будет плюсом

• опыт работы с договорами, закрывающими документами и ЭДО;
• опыт сопровождения проектов (планы-графики, контроль статусов);
• интерес к музейной и выставочной сфере.

ЧТО ПРЕДЛАГАЕМ

— офис в Москве, график 9/10–18/19, пятница — короткий день;

— организованное рабочее место;

— задачи, где виден результат;

— интересные задачи;

— команду, которая любит своё дело и ценит людей, доводящих до конца.

КАК ПОПАСТЬ К НАМ: откликнитесь с сопроводительным письмом и ответьте на наши вопросы:

1. Имеется ли у Вас опыт в event. Какой? В каких сферах работали? Какой опыт в делопроизводстве?

2. Оцените свой уровень по ключевым обязанностям из нашей вакансии (что предстоит делать).

Укажите точки роста и показатели с высоким уровнем экспертности.

3.Оцените свой уровень по 10-ти бальной системе по следующим показателям:

• грамотная письменная речь
• владение Word и Excel;
• системность и внимание к деталям
• умение работать с несколькими задачами параллельно и соблюдать сроки.

4. Укажите ваши ожидания по заработной плате и ваши приоритеты при выборе места работы.

Мы читаем каждый отклик.