Офис-менеджер / помощник руководителя

Отклики без сопроводительного письма не рассматриваем.

Нам важно не количество откликов, а совпадение. Поэтому в сопроводительном письме ответьте, пожалуйста, на пять вопросов - коротко, своими словами, без шаблонов:

1. Почему вы откликнулись именно на нашу вакансию?
2. Что для вас ключевое при выборе работодателя, помимо размера заработной платы?
3. Сколько времени и сил вы готовы посвящать работе? Как относитесь к тому, что в пиковые периоды задачи выходят за рамки стандартного дня?
4. Где и в каком объёме вы вели документы и договоры, какими программами владеете?
5. На какую заработную плату вы ориентируетесь и когда готовы приступить к работе?

Письмо на пять-семь предложений - достаточно. Анкеты и отклики одним кликом не рассматриваем.

Ищем офис-менеджера / помощника руководителя: человека, который отвечает за офис целиком и снимает с руководителя всю операционную рутину.

Чем предстоит заниматься

Офис
• Обеспечение бесперебойной работы офиса: вода, канцтовары, расходные и хозяйственные материалы, поиск поставщиков и контроль поставок.
• Контроль чистоты, порядка и внешнего вида офиса,
• Уход за растениями и аквариумом.
• Контроль исправности оргтехники, организация ремонта и обслуживания.

Помощь руководителю
• Выполнение поручений руководителя служебного и личного характера.
• Контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками: запрос статуса, напоминание, доведение результата.
• Сбор у менеджеров информации о текущих делах и проблемах, подготовка руководителю короткой структурированной сводки.
• Организация встреч, совещаний, приёма посетителей, подготовка материалов.
• Организация деловых поездок: билеты, проживание, документы, программа.

Документы и договоры
• Документооборот в электронном и бумажном виде: регистрация, согласование, архивирование, оформление и учёт договоров.
• Работа с договорами полного цикла: подготовка по шаблону, сбор подписей и реквизитов, контроль сроков, ведение реестра.
• Тесная работа с отделом продаж: оперативная подготовка договоров и коммерческих предложений по данным менеджеров, помощь в оформлении сопутствующих документов.
• Ведение делопроизводства; участие в кадровом делопроизводстве (желательно).

Коммуникации
• Приём и обработка звонков и писем, в том числе приём звонков на линии отдела продаж, когда менеджер занят или отсутствует, с фиксацией обращения и передачей ответственному.
• Оперативная связь со сторонними организациями и гражданами по текущим вопросам деятельности.
• Деловая переписка с клиентами и партнёрами, рассылка материалов.

Команда
• Взаимодействие со всеми отделами: бухгалтерия, продажи, производство.
• Информирование сотрудников о новостях, событиях, совещаниях.
• Сбор пожеланий и подготовка проекта графика отпусков.
• Организация корпоративных праздников и поздравлений сотрудников.

Мы ждём от вас

• Грамотная устная и письменная речь - обязательное условие: вы пишете письма и договоры без ошибок.
• Уверенное владение ПК: Word, Excel, e-mail, мессенджеры, электронный документооборот; быстро осваиваете новые программы.
• Знание делопроизводства и требований к оформлению документов.
• Ответственность и пунктуальность: поручение выполняется, а не «висит».
• Доброжелательность и выдержка в общении.
• Способность оперативно принимать решения и адаптироваться к меняющимся вводным.
• Внимательность к мелочам — в этой роли мелочей не бывает.

Будет плюсом: опыт кадрового делопроизводства, работа в СБИС, опыт офис-менеджером или ассистентом в производственной либо компании из сферы услуг.

Условия

• Заработная плата обсуждается на собеседовании и выплачивается стабильно в срок.
• Работа в перспективной развивающейся организации.
• Дружный коллектив и адекватное руководство.
• Карьерный рост, возможность обучения.

Важно, чтобы ожидания совпали сразу

Это не роль администратора на ресепшене. Задачи разноплановые и меняются в течение дня: утром вы готовите договор, через час принимаете звонки на линии продаж, к вечеру ищете поставщика, который привезёт воду к открытию.
Если такая динамика вам по душе — откликайтесь и коротко напишите в отклике, где вы вели документы и как организовывали офис.