Помощник/ассистент руководителя

О позиции

Ищем проактивного и системного бизнес-ассистента для инвестора, входящего в состав совета директоров группы компаний Kronung и развивающего несколько бизнес-проектов в Москве.

Нам нужен самостоятельный специалист, который умеет организовывать рабочие процессы, контролировать исполнение задач, эффективно взаимодействовать с партнёрами и подрядчиками и освобождать время руководителя для решения стратегических вопросов.

Основной фокус — бизнес-задачи (90%) и личные поручения (10%).

Основные задачи

• Организация рабочего дня: ведение календаря, планирование встреч и переговоров, организация поездок, подготовка материалов к встречам.

• Контроль задач и поручений: ведение реестра задач, контроль сроков и договорённостей, взаимодействие с ответственными лицами, контроль исполнения.

• Документооборот: подготовка и согласование договоров, счетов, актов и других документов; передача документов на оплату, контроль подписания и получения оригиналов.

• Деловые коммуникации: переписка и взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, поставщиками, партнёрами и другими контрагентами.

• Работа с CRM и информацией: ведение баз данных, систематизация информации, подготовка таблиц, отчётов, презентаций и аналитических материалов.

• Операционная поддержка проектов: координация участников, поиск и сбор информации, решение текущих организационных вопросов, сопровождение отдельных бизнес-процессов.

• Выездные поручения: организация встреч, получение и передача документов, решение рабочих вопросов в Москве.

• Личные поручения: бронирования, организация поездок и другие организационные задачи.

Требования

• Опыт работы бизнес-ассистентом, персональным ассистентом руководителя, executive assistant или координатором проектов.

• Высокая самостоятельность, проактивность, системность и ориентация на результат.

• Умение работать с большим количеством разноплановых задач, расставлять приоритеты и контролировать сроки.

• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой коммуникации и переписки.

• Уверенное владение офисными программами, электронным документооборотом и CRM-системами.

• Уверенное владение инструментами искусственного интеллекта: практический опыт использования ChatGPT и других нейросетей для анализа информации, подготовки документов, автоматизации рутинных задач и оптимизации рабочих процессов. Умение грамотно формулировать запросы, проверять результаты и применять ИИ для повышения личной эффективности.

• Внимательность к деталям, ответственность, гибкость и умение работать с конфиденциальной информацией.

• Готовность к выездам на встречи и по рабочим вопросам в Москве.

Условия

• Гибридный формат работы в Москве: удалённая работа и выезды по необходимости.

• График 5/2, с 09:00 до 18:00.

• Полная занятость, непосредственная работа с собственником.

• Оформление по ТК РФ либо иной законный формат сотрудничества по согласованию сторон.

Отклик

В сопроводительном письме расскажите о своём опыте работы с руководителем, примерах самостоятельно решённых задач и инструментах ИИ, которые используете в работе.