Организационно-технический помощник руководителя проекта

Обязанности:

• Работа с предоставленной базой контактов потенциальных участников и партнеров мероприятия: методичный обзвон с фиксацией результатов, рассылка информационных материалов и писем,ответы на типовые вопросы по мероприятию,сбор заявок на участие.
• Составление четких, актуальных и информативных отчетов руководству о проделанной работе, соблюдение нормы (определяется руководителем) по количеству звонков.
• Составление,заполнение и ведение рабочих таблиц, обработка и анализ данных, представление запрашиваемых результатов в наглядном виде.
• Контроль правильности контактов, актуализация данных.
• Составление и оформление шаблонных писем, своевременные персональные рассылки, контроль доставки отправлений, получение обратной связи.
• Составление и оформлениешаблонных документов, своевременное согласование и утверждение.
• Соблюдение регламента обработки персональных данных.
• Участие в дополнительных мероприятиях на площадке проведения мероприятий, работа на площадке со службой регистрации (регистрация участников мероприятий), поставщиками (встреча поставщиков на мероприятии, отслеживание передачи документов на доставку или отправку), помощь в работе с участниками выставочной экспозиции (проводить на место выставочного стенда, выдать бейджи для участия, помощь во внештатных ситуациях),техническими службами (передача презентаций техническим службам,контроль входной группы на мероприятии, объявления или звонки перед началом заседаний, дежурство в зале при необходимости и пр. ).
• Обзвон заявившихся участников мероприятий, сбор необходимой для участия информации, проверка полученной от участника информации (по требованиям оргкомитета) для дальнейшего оформления документов (в типографию, для размещения на сайте, для пропуска въезда на площадку проведения мероприятия и др).

Требования:

• Грамотная и убедительная речь.
• Стрессоустойчивость (работа в режиме частых переключений и срочных задач).
• Внимание к деталям (умение видеть ошибки орфографические,в датах,адресах,суммах или формулировках).
• Проактивность (не просто ждать поручений, а предвидеть потребности: напомнить о дедлайне, подготовить варианты на выбор, заранее собрать материалы к встрече).
• Самостоятельность (принимать решения в рамках своей зоны ответственности, не «перегружать» руководителя мелочами).
• Гибкость (умение быстро адаптироваться к изменениям и новым задачам).

Условия:

• Рабочее место в шаговой доступности от м. Менделеевская (2 минуты)
• Срок проекта: ноябрь 2026 - апрель 2027