Администратор проектов

Инжиниринговая компания: проектирование, монтаж и обслуживание инженерных систем. Строим промышленные предприятия, муниципальные учреждения, коммерческие и гражданские объекты по всей России.

Кого ищем: Администратора проектов — административное сопровождение проекта.

Обязанности:

Финансовое администрирование. Контроль бюджета (план-факт, отклонения), согласование платежей, заявки на финансирование, контроль дебиторки и кредиторки, взаимодействие с бухгалтерией, контроль КС-2/КС-3 и счетов-фактур, реестр подотчётных средств, расчёты с субподрядчиками, финансовая отчётность для руководства.

Документооборот и кадровое администрирование. Входящая, исходящая и внутренняя документация, регистрация и распределение корреспонденции, реестр писем и контроль ответов, архив (бумажный, электронный, облако), версионность, протоколы совещаний, контроль поручений, сохранность оригиналов. Кадровая часть: заявки на найм и взаимодействие с HR, вахтовый режим (заезды, проживание, питание, трансфер), командировки и авансовые отчёты, обучение и аттестация, спецодежда и СИЗ (выдача, реестр, замена, возврат, стирка, ремонт, списание). Совместно с офис-менеджером и руководителем по управлению персоналом.

Снабжение, логистика и взаимодействие с заказчиком. Координация заявок на материалы и оборудование, контроль сроков поставок, приёмка грузов, реестр поставок, контроль складских запасов, документы для перевозки грузов, взаимодействие с транспортными компаниями, таможенное оформление, реестр инструмента, поверка и калибровка приборов. Работа с заказчиком, генподрядчиком и технадзором: совещания, протоколы и контроль решений, переписка, приёмка работ, контроль подписания КС-2/КС-3, взаимодействие с двухуровневым технадзором, инспекции, устранение замечаний, реестр замечаний и контрагентов, отчёты для заказчика.

Совещания, АХО, охрана труда и отчётность. График совещаний, повестки и материалы, протоколы, контроль поручений, видеоконференции, единое информационное пространство (чат, облако, доска, CRM), актуальность данных в CRM, обучение персонала CRM, связь площадка–офис, организация встреч руководителей. АХО: быт вахтового персонала, контроль столовой, прачечной и бытовок, медобеспечение, транспорт, ГСМ, связь и интернет, канцелярия, уборка территории, взаимодействие с администрацией города. Охрана труда (административная часть): обучение по ОТ, ПБ и работам на высоте, документация, контроль аттестаций и медосмотров, взаимодействие с надзорными органами, расследование несчастных случаев, допуски и пропускной режим. Информационное обеспечение: сбор данных для сводной отчётности, ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчёты, реестр KPI, презентации, фото- и видеофиксация, инфографика, стандарты визуализации, архив медиа.

Риск-менеджмент и завершение проекта. Реестр рисков, контроль страховых полисов, действия при форс-мажоре, взаимодействие с МЧС и правоохранительными органами, режимные ограничения. Завершение проекта: передача объекта заказчику, итоговые акты, архивация документации, закрытие договоров и окончательные расчёты, демобилизация персонала и техники, итоговый отчёт.

Требования:

• Опыт административного сопровождения проектов (строительство/инжиниринг — преимущество);

• Уверенное владение MS Excel (сводные таблицы, формулы, план-факт, реестры) и MS Office, CRM;

• Знание основ договорной и финансовой работы, кадрового делопроизводства;

• Организованность, внимательность, многозадачность, коммуникабельность;

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ (обсуждаемо);

• Стабильная ЗП, выплаты 2 раза в месяц;

• Офис — Свердловский район, Пермь;

• Реальный карьерный рост до менеджера и руководителя проектов.