Делопроизводитель в школу/специалист по работе с документами

Мы ищем внимательного, организованного и доброжелательного человека в учебную часть — специалиста, который любит порядок в документах, умеет работать с большим количеством информации и спокойно взаимодействует с педагогами, учащимися и родителями.

Это позиция для человека, который понимает специфику школьного делопроизводства и хочет работать в современной частной школе.

Что предстоит делать

Документооборот и делопроизводство

• вести документацию школы и учебной части для учащихся очной, семейной форме обучения , в том числе экстернат и экспресс обучение;
• оформлять приказы по движению учащихся: зачисление, отчисление, переводы и внутренние переводы;
• вести личные дела обучающихся и алфавитную книгу;
• оформлять приказы на выезды;
• выписывать ученические справки по установленным формам (с места обучения и для предоставления в другие организации);
• готовить и систематизировать документы для проверяющих органов;
• контролировать актуальность школьной документации и рабочих программ, размещаемых на сайте, других обткртых ресрусах школы.

Работа с информационными системами

• работать в ИС «Параграф»: занесение и ведение личных дел, сверка контингента, движение учащихся и тд;
• работать с системой «Навигатор дополнительного образования Санкт-Петербурга» на уровне уверенного пользователя/оператора: внесение и ведение программ, работа с данными, подготовка отчетности и тд;
• вести базу и отчетность по льготному проезду учащихся в метрополитене.

Работа с педагогами

• сопровождать педагогов по вопросам аттестации на квалификационные категории;
• взаимодействовать с кураторами и тьюторами по вопросам документации;
• помогать завучу и куратору в организации олимпиад: от подготовки документов до организации пространства, расписания и участия учащихся и педагогов.

ГИА, ВПР и другие образовательные мероприятия

• помогать в подготовке и проведении ГИА;
• собирать и систематизировать необходимые сведения и заявления;
• участвовать в организации региональных диагностических работ и ВПР;
• помогать учебной части в подготовке необходимой документации.

Коммуникация

• проверять школьную почту и своевременно отвечать на письма;
• координировать получение и передачу документов;
• взаимодействовать с родителями, учащимися, педагогами и сотрудниками школы;
• доброжелательно и понятно отвечать на вопросы родителей и учащихся, помогая решить их вопрос или найти нужного специалиста.

Что для нас важно

• опыт работы в делопроизводстве учебной части или в образовательной организации от 3 лет;
• желательно — опыт работы в государственной школе;
• знание специфики школьного делопроизводства;
• уверенное владение ПК и офисными программами;
• опыт работы в ИС «Параграф»;
• понимание работы с «Навигатором дополнительного образования Санкт-Петербурга»;
• внимательность к деталям и документам;
• системность и хорошая организация собственной работы;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение спокойно работать с большим объемом информации и несколькими задачами одновременно;
• доброжелательность и уважительное отношение к детям, родителям и коллегам.

Будет преимуществом: юридическое образование и понимание нормативных требований в сфере образования.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, которому комфортно быть опорой учебной части: держать в порядке документы и базы, помнить о сроках, помогать педагогам и быстро находить нужную информацию.

Важно не только хорошо знать делопроизводство, но и уметь общаться с людьми — спокойно, внимательно и по-человечески.