Офис-менеджер / Административный координатор

АРХИСТРА — архитектурное бюро, которое проектирует штаб-квартиры, корпоративные интерьеры и общественные пространства для крупнейших российских компаний.

Ищем человека, который будет отвечать за организацию ежедневной работы офиса, документооборот и координацию текущих административных задач.

Если вы любите порядок, умеете самостоятельно решать вопросы, не теряете документы и сроки и комфортно чувствуете себя в режиме многозадачности — будем рады познакомиться.

Обязанности

Документооборот и коммуникации:

• ведение входящей и исходящей корреспонденции и соответствующих реестров;

• прием, отправка и передача документов и образцов;

• взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, курьерскими и почтовыми службами;

• сканирование, систематизация и размещение документов на корпоративном сервере;

• ежедневный контроль входящей корпоративной почты;

• прием и обработка входящих звонков.

Административное сопровождение офиса:

• взаимодействие с собственником помещения по текущим вопросам;

• организация и контроль клининга;

• контроль показаний счетчиков и передача их собственнику;

• контроль оплаты услуг связи;

• обеспечение офиса канцтоварами, хозяйственными и расходными материалами;

• организация печати и изготовления альбомов и других материалов в типографиях;

• выполнение запросов сотрудников по печати, сканированию и копированию документов;

• организация внутренних корпоративных мероприятий.

Конкурсы, премии и PR:

• подготовка и подача заявок на архитектурные конкурсы и профессиональные премии;

• контроль сроков подачи заявок и прохождения процедур;

• сбор и систематизация необходимых материалов;

• взаимодействие с PR-агентствами и контроль выполнения договоренностей;

• подготовка и размещение информационных публикаций в корпоративной группе «Новости».

Общее:

• выполнение административных и организационных поручений руководителей;

• оперативное решение текущих организационных вопросов;

• участие в обеспечении бесперебойной работы офиса.

Требования:

• опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарем, ассистентом или на аналогичной позиции;

• грамотная устная и письменная речь;

• уверенное владение ПК и офисными программами;

• внимательность и аккуратность в работе с документами;

• организованность и умение соблюдать сроки;

• способность самостоятельно расставлять приоритеты и доводить задачи до результата;

• хорошие коммуникативные навыки;

• ответственность, исполнительность и инициативность;

• готовность работать с разноплановыми задачами.

Будет преимуществом

• опыт взаимодействия с типографиями и внешними подрядчиками;

• опыт подготовки заявок на конкурсы и профессиональные премии;

• понимание специфики работы с проектной документацией.

Условия

• оформление по ТК РФ;

• график 5/2 c 09:00 - 18:00

• полный рабочий день;

• работа в офисе;

• интересные и разнообразные задачи, связанные с архитектурными проектами;

• работа в профессиональной команде в дружном коллективе;

• возможность развиваться в сфере административного и проектного сопровождения.