Секретарь

Обязанности

Административный блок

• Жизнеобеспечение офиса: канцелярия, вода, хозяйственные товары, обслуживание техники, взаимодействие с арендодателем и клининговой службой
• Приём звонков, гостей и корреспонденции, работа с курьерскими службами
• Организация командировок под ключ: билеты РЖД и авиа, бронирование гостиниц, аренда транспорта, оформление приказов
• Организация участия компании в выставках и деловых мероприятиях: размещение, транспорт, подбор подрядчиков, перевозка оборудования

Финансовый блок

• Приём и проверка чеков от монтажных бригад, составление за них авансовых отчётов
• Подготовка заявок на командировочные и подотчётные суммы
• Приём и первичный контроль документации: накладные, акты, счета-фактуры
• Комплектование пакетов документов для передачи в московский финансовый офис, ведение реестров передачи

Делопроизводство

• Регистрация входящих и исходящих документов, ведение номенклатуры дел, архив
• Сканирование и систематизация документов, работа в системах электронного документооборота
• Учёт офисного имущества, участие в инвентаризациях

Требования

• Опыт от 2 лет офис-менеджером, административным ассистентом или помощником руководителя с финансовой нагрузкой
• Обязателен практический опыт работы с авансовыми отчётами и подотчётными суммами — это ежемесячная рутина, а не разовые задачи
• Понимание состава первичных документов: кандидат видит, чего не хватает в пакете, до того как он уедет в Москву
• Уверенный Excel: сравнение предложений поставщиков, реестры, сводные таблицы
• Опыт самостоятельного бронирования билетов и гостиниц
• 1С и электронный документооборот (Диадок, СБИС)
• Грамотная письменная речь, аккуратность, умение вести несколько задач параллельно и держать сроки без напоминаний
• Образование высшее или среднее профессиональное
• Обязательное предоставление рекомендательных писем и/или контактов с предыдущих мест работы

Будет преимуществом

• Опыт работы в строительной, проектной или ИТ-компании
• Опыт организации участия компании в выставках
• Навык работы с транспортными компаниями и отправкой грузов

Условия

• Оформление по ТК РФ с первого дня
• 70 000 – 90 000 ₽ на руки по результатам собеседования
• График 5/2 с 9:00 до 18:00, работа в офисе
• Офис на Васильевском острове, 13-я линия, БЦ «Голицын»
• Прямое взаимодействие с руководством компании и головным офисом в Москве