Офис-менеджер

Привет!

Мы ищем ответственного и организованного кандидата на позицию офис-менеджера.

Чем предстоит заниматься:

1. Управление логистикой:

• Координация забора и отправки грузов (медицинские приборы, документация) в/из ЛПУ и компаний-партнеров.
• Мониторинг выполнения заявок на забор грузов, контроль соблюдения сроков отправки.
• Взаимодействие с транспортными компаниями и такси (оплата счетов, расчет стоимости доставки по запросу менеджеров отдела продаж).
• Обеспечение офиса расходными упаковочными материалами для отправлений (своевременный заказ и пополнение запасов).

2. Финансовое сопровождение деятельности офиса:

• Проведение оплат поставщикам и подрядчикам (в установленные дни оплат, а также срочные платежи при необходимости).
• Контроль балансов на различных корпоративных аккаунтах (своевременное пополнение).
• Ведение отчетности: учет поступления денежных средств и сводная таблица по оплаченным счетам.

3. Оснащение и жизнеобеспечение офиса:

• Поддержание порядка и чистоты в офисе, контроль наличия всего необходимого.
• Ежемесячное формирование и размещение заказов по канцелярии, продуктам питания, воде и напиткам для сотрудников.
• Решение оперативных вопросов, связанных с ремонтом офисной техники, мебели и помещений (вызов мастеров, закупка материалов).

4. Работа с медицинскими приборами (учет и движение):

• Приемка оборудования от больниц и после ремонта, фиксация данных в учетной системе (таблице).
• Организация отправки приборов в сервисные центры (запуск в ремонт).
• Работа с дефектными ведомостями в части приема и внесения данных в учет
• Контроль сроков нахождения приборов в офисе: напоминание менеджерам о необходимости отправки на ремонт или возврата в больницы.
• Оформление актов при перемещении приборов.

5. Административная поддержка и документооборот (помощь бухгалтерии):

• Ведение отчетов по командировочным расходам сотрудников (периодически)
• Подготовка еженедельного отчета по движению приборов для руководства.
• Кадровое делопроизводство: помощь в сборе данных при трудоустройстве, отпусках и увольнениях, ведение табеля отпусков.
• Работа в 1С: внесение входящих документов, контроль ЭДО (электронного документооборота).
• Систематизация и подшивка первичной документации, формирование годового архива.
• Помощь бухгалтеру в подготовке закрывающих документов перед завершением отчетного периода.

Требования:

• опыт работы в аналогичной должности от 1 года;

• знание основ делопроизводства и документооборота;

• навыки работы с офисной техникой, crm-системами;

• умение работать в условиях многозадачности;

• внимательность к деталям, организованность, ответственность;

• навыки делового письма, грамотная устная речь;

• опыт работы с EXCEL, WINDOWS, WORD

Условия:

• удобный график: 5/2 с 8:00 до 16:00, без пробок и суеты, с укороченным рабочим днем на час. Время обеда включено;
• оплата на испытательный срок 1 месяц - 75 000 на руки, далее 80 000 на руки. Перед испытательным сроком предусмотрена оплачиваемая стажировка;
• уютный офис рядом с метро «Лесная»;
• обучение и помощь в адаптации, чтобы вы могли быстро влиться в коллектив;
• доброжелательная атмосфера с чаем, кофе и печеньками, что создаст комфортные условия для работы;
• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ.

Ждем Ваш отклик!