Специалист по документообороту

Специалист по документообороту

Ищем специалиста по документообороту для ведения документации девелоперских и строительных проектов на всех этапах: от проектирования и закупок до завершения строительства и передачи объекта.

Обязанности:

• Ведение электронного и бумажного архива проектов: структура папок, нумерация, правила именования, реестры документов
• Приём, регистрация и рассылка входящих и исходящих документов, контроль версий, чтобы у всех участников были последние утверждённые редакции
• Ведение реестров чертежей, спецификаций, технической документации и запросов на разъяснение, контроль замечаний, согласований и сроков ответа
• Ведение проектной переписки: письма, предписания, протоколы совещаний, официальные уведомления
• Обмен документами с руководителями проектов, консультантами, подрядчиками и поставщиками
• Учёт договоров, дополнительных соглашений, заказов, счетов и актов совместно с закупками и финансовой службой, контроль подписей и комплектности
• Сбор исполнительной документации, актов приёмки, гарантий и инструкций по эксплуатации, формирование пакетов для передачи объекта
• Архивирование документов по завершении проекта
• Отчёты о статусе документов и списки просроченных согласований.

Требования:

• Хороший английский язык для деловой переписки и общения
• Опыт работы специалистом по документообороту в девелопменте, строительстве или на похожих проектах
• Знание строительной документации и этапов строительного проекта, включая сдачу объекта
• Базовое понимание договорной и финансовой документации в строительстве
• Уверенная работа в Word, Excel, Outlook, опыт работы с системами электронного документооборота
• Внимательность и организованность, умение работать с большим потоком документов и параллельными сроками.