Офис-менеджер

Обязанности

Работа с клиентами и документами:

• первичная коммуникация с клиентами и партнерами: звонки, встречи, напоминания;
• оформление документов по готовым шаблонам;
• выставление и рассылка счетов, дополнительных счетов и актов выполненных работ;
• помощь менеджеру по продажам в работе с дебиторской задолженностью;
• ведение и актуализация карточек клиентов, внутренних реестров и таблиц;
• контроль получения необходимых документов и информации от клиентов.

Ввод новых клиентов в работу:

• подключение к процессу после заключения договора менеджером по продажам;
• сбор необходимых документов, информации и доступов;
• заполнение карточки нового клиента;
• организация передачи клиента от менеджера по продажам в бухгалтерию;

• контроль, чтобы вся необходимая информация была передана ответственному сотруднику и клиент был принят в работу.

Административная работа:

• обеспечение жизнедеятельности офиса: канцелярия, расходные материалы, техника;
• отслеживание необходимости оплаты аренды и других регулярных счетов;
• организация встреч;
• выполнение организационных поручений руководителя;
• поддержание в актуальном состоянии внутренних инструкций и регламентов.

Дополнительные задачи:

• помощь в подборе сотрудников: размещение вакансий, работа с откликами, приглашение кандидатов на собеседования, помощь в адаптации;
• публикация готовых постов в социальных сетях компании;
• участие в совершенствовании внутренних процессов компании.

Требования

• любит порядок и системность;
• внимателен к деталям;
• грамотно говорит и пишет;
• умеет вежливо и уверенно общаться с людьми;
• уверенно пользуется компьютером;
• умеет работать с таблицами и документами;
• способен вести несколько задач одновременно;
• соблюдает сроки и договоренности;
• готов самостоятельно контролировать свои задачи;
• не боится разноплановой работы и готов осваивать новые программы;
• Знание ПК
• Образование в бухгалтерском учете приветствуется
• Опыт работы в 1 с приветствуется
• Знание Word, Excel обязательно
• Знание деловой переписки
• Ответственность, внимательность, позитивное мышление.

Опыт работы офис-менеджером, администратором, ассистентом или помощником руководителя будет преимуществом.

Знание бухгалтерского учета не требуется — рабочим процессам обучим.

Что мы предлагаем

• оклад от 50 000 ₽ на руки + премии;
• работу в стабильной бухгалтерской компании;
• официальное оформление;
• оборудованное рабочее место;
• пошаговое обучение;
• понятные задачи, чек-листы и инструкции;
• работу в АРМ, таблицах и внутренних сервисах компании;
• поддержку руководителя и коллег;
• возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности;
• разнообразные задачи — от клиентского сервиса до помощи в подборе сотрудников и ведении социальных сетей.

Система премирования

Дополнительные премии предусмотрены за:

• участие в оформлении и подписании договоров с новыми клиентами;
• ввод нового клиента в работу и передачу его от менеджера по продажам в бухгалтерию;
• помощь в работе с дебиторской задолженностью;
• своевременное выставление и рассылку счетов, дополнительных счетов и актов выполненных работ.