Офис-менеджер

Ищем организованного, внимательного и самостоятельного сотрудника, который обеспечит бесперебойную административную работу офиса, порядок в CRM и документах, своевременную обработку входящих обращений и качественную организационную поддержку руководителя и сотрудников.

Ожидаемый итог деятельности

• Все входящие обращения клиентов, поставщиков и партнеров своевременно приняты, зарегистрированы и переданы ответственным сотрудникам; заявки не теряются.
• Офис и производство бесперебойно обеспечены водой, канцелярией, картриджами, оргтехникой и необходимым сервисным обслуживанием.
• Рабочее пространство остается чистым, организованным, технически исправным и комфортным для сотрудников и посетителей.
• Руководитель и команда получают качественную административную поддержку: организованы совещания, пропуска, корреспонденция, прием посетителей и выполнение текущих поручений.

Обязанности

1. Ежедневное оперативная обработка и распределение входящих обращений Клиентов
2. Снабжение офиса и производства (вода, канцтоваров, картриджей, расходных материалов, оргтехники и иных необходимых ресурсов.
3. Организация чистоты, уюта в офисе, работоспособность оборудования
4. Делопроизводство и внешние коммуникации
   Ведение книги регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Упаковка, оформление и отправка рекламной, бухгалтерской и иной почтовой корреспонденции. Взаимодействие с курьерскими службами, Почтой России, подрядчиками и поставщиками; учет и контроль расходов по соответствующим услугам.
5. Административная поддержка руководителя и сотрудников
   Подготовка и ведение протоколов совещаний, фиксация решений, ответственных и сроков. Обновление телефонного справочника компании, справочника распределения регионов, календаря дней рождения. Оформление пропусков на территорию бизнес-центра. Прием посетителей и организация чайно-кофейного сервиса по поручению Генерального директора.

Требования

• Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, административным ассистентом или координатором от 1–2 лет.
• Уверенное владение Microsoft Office или аналогичными программами: Word, Excel, Outlook; умение работать с таблицами, документами и электронной почтой.
• Опыт работы в CRM-системах; опыт с Terrasoft будет преимуществом.
• Навык ведения деловой переписки, документооборота, работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
• Умение работать с несколькими задачами одновременно, расставлять приоритеты и контролировать сроки.
• Высокая внимательность к деталям: корректное внесение данных в CRM, работа со счетами, реквизитами, реестрами и документами.
• Грамотная устная и письменная речь, деловой и доброжелательный стиль общения.
• Самостоятельность, ответственность, инициативность и умение доводить поручения до результата.
• Готовность взаимодействовать с подрядчиками, курьерами, поставщиками, сотрудниками охраны и техническими специалистами.
• Соблюдение конфиденциальности при работе с внутренней информацией, расходами и поручениями руководителя.

• высшее образование;
• отличное знание ПК и ОРГТЕХНИКИ, программ ворд, эксель, CRM;
• коммуникабельность;
• клиентоориентированность.

Условия:

• оклад 85 000 чистыми на руки;
• КПИ + 15 000 (критерии качества работы, заказ билетов, гостиниц, командировок, подмены);