Менеджер по документообороту в закупках

Цель позиции

Обеспечить полный цикл документационного сопровождения закупочных процедур: от формирования первичных документов до закрытия сделки и передачи данных в бухгалтерию. Гарантировать корректность, полноту и своевременность оформления документов, соответствие требованиям законодательства (в т. ч. 44‑ФЗ/223‑ФЗ при наличии) и внутренним регламентам компании.

• Ведение документооборота по закупкам: оформление и контроль закрывающих документов (УПД, ТОРГ‑12, акты, счета‑фактуры, транспортные накладные), проверка комплектности, сверка реквизитов и сумм с условиями договора и спецификаций.
• Работа в 1С (на примере 1С:ERP / 1С:УТ / 1С:Бухгалтерия): заведение и актуализация договоров и спецификаций, создание приходных документов, проведение поступлений, корректировка расхождений, формирование реестров и выписок, контроль статусов и сроков.
• Взаимодействие с поставщиками: запрос недостающих документов, согласование исправлений, контроль сроков предоставления оригиналов, работа с замечаниями бухгалтерии и юристов.
• Контроль сроков и статусов: ведение реестров документов, отслеживание просрочек, напоминания поставщикам, фиксация дедлайнов, подготовка сводных отчётов для руководителя отдела закупок.
• Электронный документооборот (ЭДО): работа в сервисах ЭДО (Диадок, СБИС и др.) — приём, отправка, подписание, контроль статусов, архивация.
• Архивация и хранение: формирование дел, систематизация бумажных и электронных копий, обеспечение сохранности и быстрого доступа к документам в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения.
• Поддержка смежных подразделений: предоставление документов по запросам бухгалтерии, юридического отдела, внутреннего аудита; подготовка пояснений и справок по статусу закупок.

• Опыт работы в закупках, снабжении или на смежных позициях с активным документооборотом — от 3 лет.
• Уверенное владение 1С: умение заводить документы, корректировать движения, формировать отчёты, понимать логику проводок и статусов.
• Знание основных первичных документов и правил их оформления (УПД, ТОРГ‑12, акты, накладные), понимание требований к реквизитам и обязательным полям.
• Понимание базовых принципов ЭДО и работы с электронными подписями.
• Внимательность, аккуратность, умение работать с большими объёмами данных и выдерживать сроки.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
• Готовность к взаимодействию с несколькими поставщиками одновременно и к оперативному решению вопросов по расхождению документов.

Будет плюсом:

• опыт работы с регламентированным учётом и требованиями бухгалтерии к закрывающим документам;
• знание строительной отрасли, в т. ч. отрасли опалубки
• навыки работы в Excel (ВПР, сводные таблицы, проверка данных) для формирования реестров и отчётов.

Условия и формат работы

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• График: 5/2, возможен гибридный формат (офис + удалённо) при соблюдении требований информационной безопасности.
• Рабочее место с доступом к 1С, ЭДО и корпоративным системам.
• Чёткие регламенты и шаблоны документов, поддержка со стороны руководителя отдела закупок и бухгалтерии.

• Доля документов, принятых бухгалтерией без замечаний (целевой показатель — не менее 95 %).
• Соблюдение сроков предоставления закрывающих документов (не более 5 % просрочек).
• Количество расхождений и повторных запросов к поставщикам (снижение из месяца в месяц).
• Полнота архивации и доступность документов по запросу (100 % по внутренним проверкам).