Личный ассистент

Ищем личного ассистента для первого лица компании. Структура состоит из нескольких компаний по всей России, поэтому важно быть на связи до 20:00 (телефон, Bitrix24), основная деятельность - оптовая торговля нефтепродуктами по России и на Экспорт. Крупная структура с высокими оборотами.

Координация поручений руководителя:

• Координация текущих поручений руководителя и контроль их выполнения;
• Контроль задач, переданных руководителем другим сотрудникам: отслеживание сроков, статусов и результата;
• Своевременное информирование руководителя о ходе выполнения задач и возможных задержках;
• Организация рабочих и личных вопросов руководителя, ведение списка задач и контроль дедлайнов.

Бытовые и личные задачи:

• Организация бытовых задач: поиск подрядчиков, запрос и сравнение предложений, согласование условий, контроль выполнения работ;
• Работа с сервисами: клининг, ремонт, обслуживание техники, химчистка и другие бытовые услуги;
• Контроль автомобиля: запись на сервис, мойку, шиномонтаж, взаимодействие с сервисами и подрядчиками;
• Подбор и приобретение вещей, техники и услуг по заданным критериям и бюджету;
• Организация поездок: поиск и покупка билетов, бронирование отелей, составление маршрутов, организация трансферов;
• Организация досуга и мероприятий: поиск и покупка билетов на спортивные, культурные и другие мероприятия;
• Подбор специалистов и сервисов, запись на приёмы, координация личных вопросов;
• Контроль личных документов, регулярных платежей, записей и других задач, требующих системного внимания;
• Планирование и организация отпусков и семейных поездок.

Операционные задачи:

• Быстрый поиск информации и вариантов решения поставленных задач;
• Взаимодействие с подрядчиками, сервисами и исполнителями от лица руководителя;
• Контроль результата и доведение задач до полного завершения;
• Выполнение разовых и срочных поручений.

Требования:

• Опыт работы личным ассистентом, бизнес-ассистентом или помощником руководителя;
• Высокая организованность и внимательность к деталям;
• Умение самостоятельно контролировать задачи и доводить их до результата;
• Проактивность — умение не ждать напоминаний, а самостоятельно отслеживать сроки и находить решения;
• Грамотная речь, хорошие коммуникативные навыки и умение корректно взаимодействовать с людьми;
• Ответственность, пунктуальность и конфиденциальность;
• Умение быстро ориентироваться в новых задачах, находить информацию и сравнивать варианты;
• Уверенное владение ПК, мессенджерами, календарями и таблицами.

Условия:

• Оформление по ТК РФ.
• График работы: 5/2, полный рабочий день.
• Своевременная выплата заработной платы.
• Работа в стабильной компании с возможностью профессионального и карьерного роста.
• Корпоративные мероприятия и комфортные условия работы.