Административный менеджер / Координатор корпоративных процессов

Компания «Элко Солюшн», входящая в состав ГК "Элко"— российская компания, специализирующаяся на поставках полимерного сырья для предприятий переработки пластмасс.

Мы поставляем продукцию ведущих мировых производителей, располагаем собственными складами в Санкт-Петербурге, Москве и Новороссийске, обеспечиваем стабильные поставки по всей России и выстраиваем долгосрочные партнерские отношения с крупнейшими производственными предприятиями.

В связи с развитием Группы ищем системного и внимательного специалиста, который возьмёт на себя корпоративное администрирование, межфирменную координацию, контроль внутренних задач и документооборот.

Основные обязанности:

• Ведение и актуализация корпоративных документов;
• Ведение единого корпоративного справочника, реестров доверенностей, ЭЦП и подписантов;
• Контроль актуальности реквизитов, полномочий и корпоративной информации;
• Координация административных вопросов между компаниями и тремя бизнес-направлениями;
• Ведение и контроль межфирменных задач;
• Постановка и контроль исполнения задач в проектах и группах Bitrix24;
• Мониторинг сроков и просроченных задач, получение обратной связи от ответственных;
• Ведение реестра внутренних регламентов и контроль их актуализации;
• Организация единого информационного пространства и электронного архива;
• Подготовка сводной информации и отчётности для руководства;
• Фиксация решений совещаний и контроль их исполнения;
• Административная и документальная поддержка юридического отдела;
• Подготовка корпоративных документов для банков, контрагентов, аудиторов и иных внешних организаций;
• Координация взаимодействия с нотариусами, внешними консультантами и другими подрядчиками.

Что мы ожидаем:

• Опыт работы на административной, операционной или аналогичной позиции;
• Опыт работы в холдинговой структуре компаний будет преимуществом;
• Понимание принципов корпоративного документооборота;
• Опыт работы с учредительными, регистрационными или корпоративными документами;
• Умение систематизировать большие объёмы информации;
• Опыт ведения реестров, контрольных таблиц и отчётности;
• Уверенное владение Word и Excel;
• Опыт работы в Bitrix24 и 1С;
• Умение контролировать сроки и добиваться обратной связи;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Навыки деловой переписки;
• Знание английского языка будет преимуществом.

Важные личные качества:

• системность;
• внимательность к деталям;
• ответственность;
• самостоятельность;
• организованность;
• аналитический склад мышления;
• настойчивость в контроле сроков;
• умение взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений;
• высокая обучаемость;
• проактивность;
• способность доводить задачи до результата.

Что будет входить в зону ответственности:

Сотрудник будет поддерживать в актуальном состоянии:

• корпоративный справочник Группы;
• матрицу полномочий и подписантов;
• реестры доверенностей и ЭЦП;
• корпоративный календарь;
• реестр внутренних регламентов;
• реестр поручений руководства;
• реестр межфирменных задач;
• электронный корпоративный архив.

Что мы предлагаем:

• Заработная плата после вычета налога 100 000 рублей + квартальные и годовые премии;
• График 5/2: с 9:00 до 18:00, в пятницу — до 17:00;
• Оформление по ТК РФ;
• Место работы: Санкт-Петербург, Салтыковская дорога, д. 6;
• Корпоративная мобильная связь;
• Испытательный срок — 3 месяца, при успешной работе может быть сокращён;
• Возможность профессионального и карьерного развития внутри Группы компаний.