Офис-менеджер / ассистент отдела снабжения

Мы ищем самостоятельного и внимательного сотрудника, который возьмёт на себя организацию повседневной работы офиса и будет помогать отделу снабжения.

Эта вакансия подойдёт человеку, которому интересно не только выполнять административные задачи, но и постепенно развиваться в сфере закупок и снабжения. По мере освоения работы мы готовы передавать сотруднику более содержательные задачи и в перспективе рассматривать переход в отдел снабжения.

Обязанности

• Организация работы офиса:
• печать, сканирование, отправка и систематизация документов;
• ведение электронного и бумажного архива;
• отправка и получение корреспонденции, взаимодействие с почтой и курьерскими службами;
• заказ канцелярии, воды, кофе и других необходимых товаров;
• взаимодействие с администрацией бизнес-центра, получение счетов и документов;
• выполнение других текущих административных задач.
• Работа с поставщиками и документами:
• контролировать получение оригиналов договоров, актов, УПД и других закрывающих документов;
• связываться с поставщиками по незакрытым документам;
• отправлять документы на подписание и контролировать их возврат;
• вести понятный реестр документов и регулярно актуализировать их статус;
• взаимодействовать с бухгалтерией и сотрудниками компании по вопросам документооборота.
• Помощь отделу снабжения:
• искать потенциальных поставщиков и подрядчиков в интернете, на «Авито» и других площадках;
• собирать и систематизировать информацию о найденных компаниях;
• направлять поставщикам и подрядчикам запросы на расчёт;
• контролировать получение коммерческих предложений и передавать результаты ответственному сотруднику;
• сравнивать предложения по заданным критериям: стоимость, сроки, условия оплаты и поставки;
• помогать с подготовкой таблиц, исходных данных и несложных расчётов по готовым шаблонам;
• выполнять оперативные поручения сотрудников отдела снабжения.
• Работа с искусственным интеллектом:
• использовать ChatGPT или другие ИИ-инструменты для поиска и структурирования информации;
• составлять с помощью ИИ деловые письма, запросы поставщикам, таблицы и краткие сводки;
• анализировать и сравнивать предложения;
• проверять результаты работы ИИ и не переносить непроверенную информацию в рабочие документы.

Требования

• опыт административной работы, документооборота, закупок или снабжения будет преимуществом;
• уверенное владение компьютером, Word, Excel или Google Таблицами;
• практический опыт использования нейросетей в работе;
• грамотная устная и письменная речь;
• внимательность при работе с документами, цифрами и реквизитами;
• умение самостоятельно искать информацию и доводить задачи до результата;
• готовность общаться с поставщиками по телефону и в переписке;
• способность работать с несколькими задачами и соблюдать сроки;
• желание учиться и в дальнейшем развиваться в закупках и снабжении.

Какой человек нам подойдёт

Нам нужен не просто исполнитель отдельных поручений, а организованный и инициативный сотрудник. Если документ должен вернуться от поставщика, вы не ограничиваетесь одним письмом, а контролируете вопрос до его закрытия. Если необходимо найти подрядчика, вы собираете несколько подходящих вариантов, проверяете информацию и представляете результат в понятном виде.

Для нас важны ответственность, здравый смысл, доброжелательность и готовность разбираться в новых задачах.

Условия

• официальное оформление;
• заработную плату 100 000–120 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и навыков;
• график 5/2, с 10 до 18;
• работу в офисе по адресу: БЦ МиллерЦентр, Испытателей 39 (прямо у метро Комендантский пр.);
• понятные задачи и помощь в период адаптации;
• обучение процессам закупок и снабжения;
• возможность профессионального роста и перехода на позицию специалиста по снабжению;
• испытательный срок - 1 месяц;
• растущая компания с большими перспективами.