Помощник директора/Офис-менеджер

Управляющей компании «Нева Фасилити Менеджмент» нужен в команду помощник руководителя с функцией офис-менеджера. Мы ищем человека, который умеет системно организовывать рабочие процессы, внимательно относится к деталям и способен самостоятельно решать широкий круг организационных вопросов.

Нам важны: высокий уровень ответственности, деловая культура, грамотная речь и умение эффективно взаимодействовать как с руководителем, так и с сотрудниками компании, партнёрами и подрядчиками.

Задачи в роли помощника руководителя:

● Ведение и координация календаря руководителя.

● Контроль выполнения поставленных задач и договорённостей.

● Выполнение отдельных поручений руководителя.

● Покупка билетов, бронирование гостиниц, организация трансферов и командировок.

● Организация очных встреч, совещаний и видеоконференций.

● Подготовка протоколов встреч, контроль информирования участников и последующих договорённостей.

● Организационная поддержка руководителя в текущих рабочих вопросах.

Задачи в роли офис-менеджера:

● Обеспечение офиса всем необходимым: канцелярией, водой, расходными материалами, картриджами, представительскими и другими ТМЦ.

● Контроль стабильной работы интернета, электронной и телефонной связи, мобильной связи; взаимодействие с подрядчиками по возникающим вопросам.

● Взаимодействие с арендодателем по вопросам аренды, доставки и эксплуатации офиса.

● Отправка и получение почтовой и корпоративной корреспонденции.

● Организация пропусков и гостиничного размещения сотрудников в командировках.

● Контроль уборки и общего состояния офиса.

● Контроль оплат в зоне своей ответственности.

● Организация корпоративных мероприятий, включая подготовку и закупку корпоративных подарков.

● Оказание организационной и административной помощи сотрудникам офиса.

Наши ожидания:

● Знание делового этикета и умение выстраивать профессиональную коммуникацию с руководителем, партнёрами и сотрудниками компании.

● Практический опыт организации и ведения рабочих и административных процессов в обозначенных зонах ответственности.

● Уверенное владение офисными компьютерными программами и оргтехникой.

● Навыки деловой переписки, работы с корпоративной документацией и регистрации корреспонденции.

● Системность, высокая исполнительская дисциплина и внимательность к деталям.

● Сдержанность, доброжелательность и корректность в коммуникации.

● Грамотная устная и письменная речь.

● Способность работать самостоятельно, держать в фокусе несколько задач одновременно и доводить начатое до результата.

Мы предлагаем:

● Заработную плату 110 000–130 000 ₽, конкретный уровень — по результатам собеседования.

● Разноплановую работу с непосредственным взаимодействием с руководителем.

● Зону ответственности, в которой ценятся самостоятельность, организованность и инициативность.

● Возможность стать важной частью рабочего процесса и напрямую влиять на качество его организации.

Работа в офисе, в центре города, 5/2