Помощник руководителя / Ассистент руководителя

О компании

АО «Трансмашхолдинг» (ТМХ) — одна из крупнейших машиностростроительных групп России и мира, крупнейший производитель и ремонтник подвижного состава в РФ.

Чем предстоит заниматься

1. Организация работы с посетителями

• Приём и встреча посетителей в приёмной руководителя
• Организация личного приёма, ведение журнала предварительной записи
• Приём и регистрация посетителей
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений
• Организация встреч с деловыми партнёрами, сервировка чайного/кофейного стола
• Обеспечение конфиденциальности и сохранения коммерческой тайны

2. Документооборот и делопроизводство

• Приём, первичная обработка и сортировка входящих документов
• Регистрация документов, ведение базы данных (КСЭД)
• Подготовка документов для рассмотрения руководителем
• Организация доставки документов исполнителям, контроль исполнения
• Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем, запросов
• Согласование проектов с руководителями подразделений
• Работа с входящей/внутренней корреспонденцией, резолюции в КСЭД

3. Организация хранения документов

• Разработка номенклатуры дел
• Формирование дел, контроль правильности оформления и подшивки

4. Ведение календаря руководителя

• Планирование и актуализация ежедневного, недельного и месячного графика встреч, совещаний, командировок и звонков

5. Командировки и логистика

• Бронирование авиа/ж/д билетов и отелей
• Визовая поддержка, составление маршрутов

6. Личные поручения

• Организация рабочего пространства кабинета руководителя
• Взаимодействие с химчисткой, заказ еды и другие админ-вопросы

Образование:

• Высшее образование (предпочтительно экономика, менеджмент, документоведение, управление персоналом);
• Допускается не ниже среднего профессионального.

Опыт работы:

• Аналогичный опыт работы от 1 года.

Профессиональные навыки:

• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Опыт работы в системах электронного документооборота (1С:Документооборот, ДЕЛО, Битрикс24, Directum и др.);
• Опыт работы в ERP-системах (1С:ERP);
• Грамотная устная и письменная речь;
• Внимательность к деталям, многозадачность, стрессоустойчивость.

Условия работы

• Заработная плата: 150 000 – 170 000 ₽ в месяц (по согласованию)
• График: 5/2, возможны переработки
• Трудоустройство: по ТК РФ, полный день
• Офис: г. Москва, м. Спортивная / Фрунзенская (ул. Ефремова, 10)
• ДМС после испытательного срока (стандартный пакет для ТМХ)
• Работа в крупной стабильной компании с понятными процессами