Ассистент Руководителя

Мы ищем проактивного и высокоорганизованного секретаря для поддержки работы старшего вице-президента ключевого технологического блока. Вы станете правой рукой руководителя в экосистеме, развивающей передовые AI-решения. Работа требует глубокого погружения в специфику IT и R&D, умения ориентироваться в плотном графике

Обязанности

• Полное ведение календаря с глубоким пониманием специфики блока GenAI, его приоритетов и бизнес-ритма.
• Самостоятельное выставление встреч, согласование слотов с ключевыми стейкхолдерами (внутренними и внешними), знание пула топ-менеджмента.
• Профессиональная подготовка встреч: заполнение повесток, брифинг-материалов, бронирование переговорных комнат, организация ВКС.
• Преимуществом будет использование AI-ассистентов для автоматического саммаризации длинных тредов и подготовки кратких выжимок к встречам.

Обеспечение бесперебойной работы приемной:

• Подготовка кабинета руководителя к динамичному графику встреч в течение дня.
• Контроль и оперативная закупка хозяйственных и административных товаров.
• Эффективное взаимодействие с сервисными подразделениями (эксплуатация, клининг, IT) для решения задач в моменте.

Гостевой протокол и гостеприимство:

• Организация визитов: заказ пропусков, бронирование парковочных мест, встреча гостей.
• Сопровождение посетителей по офису, навигация между башнями и переговорными.

Персональное сопровождение руководителя:

• Сопровождение СВП на внутренние встречи в другие переговорные комнаты и внешние — в другие башни.
• Обеспечение питания руководителя в течение дня: подача, своевременная уборка, организация заказа.
• Чай-кофе сервис по запросу с учетом личных предпочтений.

Административная поддержка:

• Выполнение личных поручений руководителя, требующих высокой степени конфиденциальности и скорости.

Требования

Наши ожидания от кандидата:

• Релевантный опыт работы персональным или бизнес-ассистентом руководителя топ-уровня от 2-х лет. Вы привыкли к высокому темпу, многозадачности и работе в условиях меняющихся приоритетов.
• Свободное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint — полный стек) и Outlook на уровне продвинутого пользователя (сложные правила, категории, делегирование).
• Цифровая грамотность: уверенное использование AI-ассистентов и нейросетей для оптимизации рутинных задач (саммаризация, транскрибация, структурирование информации).
• Soft skills: исключительная проактивность, системное мышление, умение работать с большими объемами информации, абсолютная пунктуальность.

Условия

Мы предлагаем:

• График работы: 5/2, с 11:00 до 20:00 (офисный формат). Мы ценим баланс и понимаем, что рабочий день руководителя часто выходит за стандартные рамки.
• Испытательный срок: 3 месяца.