Административный менеджер

Мы ищем надёжного и организованного административного менеджера, для которого важна не только чёткая работа документооборота, но и теплота, с которой мы относимся к каждому, с кем взаимодействует наш Фонд. Того, кто поможет нам обеспечивать бесперебойную деятельность, чтобы наши занятия, мероприятия и встречи проходили в атмосфере заботы и порядка. Этот человек станет связующим звеном между программами Фонда, партнёрами и городскими структурами. Особое внимание в этой роли мы уделяем организации закупок и взаимодействию с городскими управами.

Нам хочется, чтобы за каждым договором и каждой закупкой стояла уверенность в том, что у наших благополучателей есть всё необходимое для творчества и радости. Если вам близко создавать порядок, поддерживать команду и помогать людям — будем рады познакомиться!

Обязанности:

Закупки и обеспечение программ:

• Организация процесса закупок для нужд Фонда: от подготовки технических заданий и проведения закупочных процедур до контроля исполнения договоров и передачи комплекта первичных документов (авансовые отчёты, акты выполненных работ и т.д.)

• Взаимодействие с управами и государственными органами:

• Взаимодействие по административным и организационным вопросам с представителями городских управ и иных государственных органов, с которыми у Фонда заключены соглашения о сотрудничестве.
• Подготовка квартальных планов совместных мероприятий и административных отчётов для партнёрских учреждений (городские управы, ЦССВ, социальные дома) в рамках заключённых соглашений, ведение документации по квартальным планам с управами, своевременное предоставление отчётности.

• Документооборот и общие административные задачи:

• Обеспечение приёма, отправки первичной обработки, регистрации и распределения входящей и исходящей корреспонденции (электронной и бумажной), телефонных звонков и иных обращений, ведение реестров корреспонденции
• Ведение документооборота Фонда.
• Организация трансфера для участников программ Фонда до места мероприятия и обратно.
• Ведение воинского учёта Фонда под руководством непосредственного руководителя.

Требования:

• Опыт аналогичной работы от 1 года, желательно в НКО или в сфере закупок.
• Высшее (возможно неполное высшее) образование.
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), грамотная устная и письменная речь.
• Опыт взаимодействия с государственными органами (управы, префектуры, военкоматы) и прохождения проверок.
• Знание основ закупочной деятельности, умение работать с первичной документацией.
• Доброжелательность, вежливость, умение общаться с очень разными людьми.
• Хозяйственность, упорядоченность, аккуратность, навык организации хранения.
• И последнее по порядку, но не по значению — солидарность с нашими ценностями в сфере инклюзии и эмпатия в отношении людей

• Мы находимся в ЦАО —Дмитровский пер.
• Полный очный рабочий день: 8 часов; график: 5/2.
• Оформление в штат по трудовому договору.
• Оплачиваемый отпуск согласно ТК (желательно брать его в летние месяцы)