Руководитель административной службы

Почему нам стоит работать вместе:

• Руководство административной службой в 3 клиниках сети;

• Работа в прогрессивной клинике с ИИ-технологиями;

• Официальное оформление по ТК РФ, з/п выше рынка с ежегодной индексацией;

• Льготное стоматологическое обслуживание для вас и близких, ДМС после 6 мес.;

• Реальная управленческая позиция с влиянием на сервисную политику сети.

Ваши задачи (чем предстоит заниматься):

Управление командой администраторов (3 клиники):

• Организация и контроль работы администраторов 3-х филиалов: распределение смен, контроль графика работы, контроль соблюдения стандартов сервиса, контроль кассовой дисциплины, контроль заполнения журналов и документов в зоне ресепшн;

• Разбор конфликтных и нестандартных ситуаций, обучение сотрудников алгоритмам действий в нештатных ситуациях.

• Регулярное прослушивание и анализ телефонных переговоров. Оценка коммуникации администраторов по чек-листу. Разбор ошибок. Обучение телефонным переговорам.

• Проведение регулярных встреч (онлайн/офлайн) с командой.

• При необходимости, помощь коллективу в работе на ресепшн.

Сервис-менеджмент:

• Контроль качества обслуживания на ресепшн, работа с обращениями и отзывами пациентов по всей сети;

• Контроль чистоты в холле, ординаторской, на ресепшен и других общественных зонах клиник;

• Создание чек-листов и регламентов по сервису для администраторов;

Обучение и адаптация:

• Введение в должность новых администраторов, наставничество;

• Обучение команды, проведение аттестаций;

Работа с CRM и отчетность:

• Контроль заполнения базы данных (Ident) во всех клиниках;

• Анализ причин отказов и неявок в разрезе филиалов, подготовка отчетности для руководства;

• Мониторинг KPI команды и работа над их улучшением.

Организация жизнедеятельности клиник:

• Обеспечение жизнедеятельности клиник, отслеживание наличия и заказ продуктов, чая, кофе в ординаторскую;

• Контроль и заказ запасов канцелярии и расходных материалов для административной группы по всем трем филиалам;

• Списание в честном знаке воды и продуктов;

Работа со страховыми компаниями:

• Подготовка реестров оказанных услуг;

• Отправка документации;

• Оперативное решение возникающих вопросов.

Ключевые требования:

• Опыт работы в стоматологии от 5 лет, из них не менее 1 года на управленческой должности (Руководитель административной службы, Управляющий филиалом, Руководитель отдела сервиса);

• Опыт управления распределенной командой (от 5 человек в разных точках);

• Управленческие навыки: умение ставить задачи, контролировать исполнение, обучать и мотивировать команду администраторов во всех филиалах;

• Знание метрик: понимание KPI администраторов, умение работать с показателями записи, конверсии, анализ причин отказов и неявок по сети;

• Опыт работы в CRM (мы работаем в IDENT - это плюс), знание основ документооборота;

• Грамотная речь, тактичность и, конечно, эмпатия;

• Системное мышление, проактивность и искреннее желание создавать сервис премиального уровня на уровне всей сети.