Старший администратор клиники

Медицинский центр «ОДА» в Краснодаре специализируется на ортопедии и неврологии, безоперационном лечении суставов и позвоночника.

Мы ищем Старшего администратора клиники, который возьмёт на себя внутреннюю работу клиники и будет отвечать за конкретный результат: работу команды, записи, приходы пациентов, конверсии, продажи, выручку, качество обслуживания и снижение возвратов.

В клинике работает небольшая команда до 10 человек. Поэтому нам нужен не кабинетный руководитель, который только собирает отчёты, а практик , способный лично погружаться в процессы, находить причины отклонений и влиять на результат.

Главная задача

Обеспечить стабильную работу медицинского центра и выполнение плана по выручке за счёт эффективного управления внутренними процессами и сотрудниками.

Маркетинг и привлечение обращений ведутся отдельно. Управляющий отвечает за то, что происходит после поступления обращения:

обработка обращения → запись → подтверждение → приход → консультация → продажа → оплата → прохождение лечения.

Чем предстоит заниматься

• Управлять ежедневной работой медицинского центра.
• Руководить администраторами, менеджерами и административным персоналом.
• Проводить ежедневные короткие планёрки.
• Ставить сотрудникам конкретные задачи и контролировать их выполнение.
• Контролировать выполнение плана по записям, первичным приходам, продажам и выручке.
• Анализировать конверсии между этапами воронки.
• Находить причины потери пациентов и внедрять конкретные изменения.
• Контролировать скорость и качество обработки входящих обращений.
• Проверять работу сотрудников в CRM и корректность заполнения данных.
• Контролировать подтверждение записей и работу с пациентами, которые не пришли.
• Прослушивать звонки и разбирать ошибки администраторов и менеджеров.
• Усиливать работу отдела продаж совместно с менеджерами.
• Контролировать прохождение пациентами лечения, возвраты, претензии и причины недовольства.
• Организовывать взаимодействие администраторов, менеджеров, врачей и медицинского персонала.
• Контролировать графики, загрузку специалистов и готовность клиники к работе.
• Обеспечивать соблюдение регламентов, дисциплины и стандартов обслуживания.
• Контролировать склад, закупки, расходные материалы и административные документы.
• Участвовать в подборе, адаптации и обучении сотрудников.
• Предоставлять руководителю короткий ежедневный план-факт и полноценный еженедельный отчёт.

На какие показатели необходимо влиять

• конверсия обращения в запись;
• скорость обработки обращения;
• конверсия записи в первичный приход;
• количество первичных пациентов;
• конверсия первичного приёма в продажу;
• средний чек и фактическая выручка;
• выполнение личных планов сотрудниками;
• количество неявок;
• количество возвратов и претензий;
• загрузка врачей и кабинетов;
• соблюдение регламентов и качество работы команды.

Что будет показателем результата

• Клиника выполняет план по выручке.
• Обращения своевременно обрабатываются и не теряются.
• Увеличивается количество записей и первичных приходов.
• Повышаются конверсии между этапами.
• Менеджеры выполняют планы по продажам.
• Сотрудники работают по установленным правилам.
• Снижается количество неявок, конфликтов, претензий и возвратов.
• Руководителю не приходится самостоятельно решать ежедневные операционные вопросы.

Что мы ожидаем

• Опыт управления медицинским центром, клиникой или бизнесом в сфере услуг.
• Опыт руководства командой и постановки задач сотрудникам.
• Подтверждённый опыт влияния на выручку, продажи и конверсии.
• Понимание принципов продаж и клиентского сервиса.
• Умение работать с планом, воронкой и ежедневными показателями.
• Способность видеть причину проблемы и добиваться изменений.
• Готовность лично контролировать процессы и работу сотрудников.
• Уверенная работа с CRM; опыт работы с Bitrix24 будет преимуществом.
• Организованность, требовательность и ориентация на результат.

Медицинское образование необязательно. Нам важнее управленческий опыт, умение работать с командой, цифрами, продажами и внутренними процессами.

Условия

• Работа в медицинском центре по адресу: Краснодар, ул. Суздальская, 11.
• Полная занятость.
• График 5/2, с 9:00 до 18:00.
• Официальное трудоустройство.
• Выплаты два раза в месяц.
• Все указанные суммы — до вычета налогов.
• Оклад составляет 60 000 ₽.
• Градации мотивации при выполнении или невыполнении плана подробно обсуждаются на собеседовании.

Как проходит вход в должность

Мы не растягиваем оценку кандидата на несколько месяцев.

В течение первой рабочей недели управляющий знакомится с командой, CRM, показателями и внутренними процессами, после чего должен:

• определить основные точки потери пациентов и выручки;
• показать понимание текущей ситуации;
• сформировать список первоочередных действий;
• начать проводить ежедневные планёрки;
• принять управление администраторами и менеджерами;
• установить контроль записей, приходов, продаж и проблемных ситуаций;
• показать способность самостоятельно принимать решения и доводить их до выполнения.

Обычно в течение первой недели становится понятно, способен ли человек управлять клиникой и давать необходимый результат. Если решение положительное, передаётся полная зона ответственности и продолжается долгосрочная работа.

Если вы умеете не просто поддерживать порядок, а управлять командой, влиять на конверсии, продажи и финансовый результат, будем рады познакомиться.

В сопроводительном письме укажите:

1. Каким коллективом вы управляли.
2. За какую выручку или финансовые показатели отвечали.
3. Какой измеримый результат получили на предыдущем месте работы.
4. Какие показатели вы будете контролировать в клинике ежедневно.