Личный ассистент/Executive Assistant/Chief of Staff

Ищем самостоятельного Executive Assistant в кабинет собственника — человека, который умеет превращать поручения, идеи и входящие вопросы в законченные решения. Это не позиция секретаря, офис-менеджера или бытового помощника. Исполнительная часть уже выстроена: в контуре работают постоянные сотрудники и подрядчики. Не нужно строить второй штаб, подменять действующих людей или становиться «героем на все руки». Нужно встроиться в живую систему, удерживать её устойчивость и точечно закрывать задачи.

Параллельно в работе будут новые направления: коммерческие инициативы, запуски, внешние переговоры, пилоты. Здесь важна способность не обсудить идею, а провести её от нуля до результата — либо вовремя остановить, если экономика, сроки или риски не сходятся.

Кого мы ищем

1. Нужен человек с опытом самостоятельной работы рядом с собственником, управляющим партнёром, первым лицом или в небольшом управленческом контуре, где нельзя бесконечно передавать ответственность дальше;
2. Подходит опыт в роли Executive Assistant, Business Assistant, Chief of Staff, Project / Operations Manager, помощника собственника или руководителя небольшого операционного контура. Особенно ценен опыт в family office, малом штабе и контуре без слоя заместителей.

Вы умеете

1. Быстро разбирать новую задачу и отделять главное от шума;
самостоятельно действовать в согласованных рамках бюджета, срока и полномочий;

2. Вести внешние переговоры и закрывать условия, а не только организовывать встречи;
3. Координировать подрядчиков: поставить задачу, получить результат, дожать, заменить или остановить работу;
4. Собирать процессы с нуля и доводить их до состояния, когда они работают без ежедневного ручного управления;
5. Давать руководителю не проблему и не длинную переписку, а развилку: варианты, стоимость, срок, риски и рекомендацию;
работать с ИИ каждый день: письма, брифы, справки, таблицы, сравнения - с самостоятельной проверкой качества;
6. Спокойно менять приоритеты и говорить короткую правду раньше удобной версии.

Задачи

1. Организовывать и удерживать контур задач собственника: сроки, ответственные, контрольные точки, блокеры и следующий шаг;
2. Фильтровать входящий поток и защищать фокус руководителя: наверх попадают решения и развилки, а не операционный шум;
3. Готовить короткие брифы к встречам, переговорам и решениям: цель, контекст, варианты, цена вопроса, риски, рекомендуемый ход;
4. Самостоятельно вести отдельные поручения и проекты от постановки до закрытия;
5. Вести внешние переговоры с подрядчиками, партнёрами и исполнителями; согласовывать условия, сроки, бюджет и ответственность;
6. Контролировать исполнение договорённостей; заранее поднимать вопрос, если срок, бюджет или качество расходятся с планом;
7. Готовить планы А / Б / Х для новых задач и запусков: основной сценарий, резервный сценарий и заранее продуманный выход;
8. Проводить первичную оценку новых инициатив: цель, ресурсы, срок, риски, эффект и критерий остановки;
9. Использовать ИИ для ускорения аналитики, подготовки документов, сравнения вариантов и структурирования информации;
10. Помогать запускать новые рабочие контуры и пилоты; передавать устойчивые процессы исполнителям либо закрывать направления без перспективы;
11. Участвовать в формировании денежных гипотез: исходная точка, целевой показатель, срок и вклад в результат.

Условия работы

1. Гибридный формат: график 5/2, 3 дня удаленно, 2 дня офис. Необходимо присутствие на встречах, переговорах и выездах по делу. Полностью удалённый формат не рассматривается;

2. Оформление по СМЗ, через полгода можно перейти на ТК;

3. Фиксированный оклад 150 000 рублей. При достижении финансового результата с нуля есть бонус 50 000 - 100 000 рублей;
4. Прямое взаимодействие с собственником, короткий цикл решений;

5. Высокая самостоятельность внутри заранее согласованных рамок и полномочий;
6. Задачи двух типов: удерживать уже работающую систему и доводить новые инициативы до результата;
7. Возможность вырасти в Chief of Staff, если за 3–6 месяцев контуры закрываются самостоятельно и появляется измеримый результат.

Что важно для руководителя

Руководитель ждёт не «удобного человека рядом», а освобождения времени и внимания для ключевых решений.

Важно, чтобы вы:

1. Не возвращали задачу в формате «есть проблема» или «взял(а) в работу». Нужен формат: что произошло, какие есть варианты, сколько это стоит, какой срок, какие риски и что вы рекомендуете;
2. Не ожидали согласования каждого следующего действия, если рамка решений уже определена;
3. Не создавали параллельную систему управления и не подменяли людей, которые уже выполняют свои функции;
не прятали плохие новости. Если контур не сходится — сообщить рано и со следующим шагом;
4. Не выдавали управленческую небрежность за форс-мажор. Просроченный срок, неподтверждённая договорённость или отсутствие контроля — зона ответственности;
5. Не запускали инициативы без понимания риска и сценария выхода;
не создавали зависимость системы от себя. Хороший результат — процесс живёт устойчиво, а руководитель не является точкой контроля каждой мелочи;
6. Умели считать эффект. Нужны исходная точка, результат, срок и собственный вклад.

Успех в первые 90 дней - 2–3 самостоятельно закрытых рабочих контура, выстроенная фильтрация входящего, внешние переговоры без постоянного участия собственника и хотя бы одна проверенная денежная гипотеза.

Если вы ознакомились с вакансией и считаете, что она вам подходит - оставляйте отклик и мы свяжемся с вами!